Proyecto de Fortalecimiento de Capacidades para la Implementación del Sistema de Trámite Documentario en la Municipalidad del Callao






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títuloProyecto de Fortalecimiento de Capacidades para la Implementación del Sistema de Trámite Documentario en la Municipalidad del Callao
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MARCO CONCEPTUAL:




    1. Definiciones:


8.1.2. Trámite: Es la forma por la cual se realizan acciones sobre un documento o expediente en las diferentes instancias encargadas de su canalización, atención, estudio o solución.
8.1.3. Mesa de Partes: Son las áreas que conforman la organización de la Municipalidad Provincial del Callao y que se encargan de recepcionar documentos.
8.1.4. Expediente: Conjunto de documentos debidamente foliados y ordenados cronológicamente. Son generados interna o externamente, y tratan sobre un asunto específico.


    1. Descripción general del flujo de trámite documentario:


8.2.1. Plataforma de recepción y orientación al ciudadano:

La recepción de los documentos se inicia por la Oficina de Trámite Documentario (Mesa de Partes), la Plataforma de Atención al Usuario (PAU) o por mesa de partes periférica (de existir). Estos en cada caso, son revisados y registrados en el Sistema de Gestión Documentaria.
8.2.2. Clasificación y distribución:

De acuerdo a la naturaleza del trámite estos se clasifican y distribuyen a las áreas de la Municipalidad responsables de la atención del trámite según corresponda a lo dispuesto en los Manuales de Procedimiento y el TUPA.
8.2.3. Atención del trámite (gestión):

Es la actividad propia de la atención de las solicitudes o expedientes realizada por las diferentes áreas de la municipalidad, según sus competencias funcionales y la definición de los procesos establecidos en los Manuales de Procedimientos.
8.2.4. Notificación de resultados:

Luego que las áreas técnicas emiten su opinión respecto del trámite solicitado, el funcionario competente emite una resolución, autorización o respuesta, según corresponda a la naturaleza del trámite, lo cual debe ser finalmente comunicado a la persona o entidad que solicitó el trámite.
8.2.5. Archivo Central:

Esta es la fase final de todo trámite, en la cual con las medidas de seguridad se almacenan los documentos físicos y/o digitales que corresponden a un expediente. Los usuarios internos de la municipalidad pueden solicitar información específica vía correo electrónico o requerir el préstamo de la documentación completa o parcial del expediente; los usuarios externos a la municipalidad sólo podrán solicitar visualizar el contenido digital del expediente.


    1. Módulo de registro de Expedientes:

El registro de los expedientes ingresados por Mesa de Partes será único, identificado el lugar donde se ingresó.

Si en mesa de pares al momento de recibir el expediente existen documentos faltantes, después del plazo establecido por ley, deberá archivar automáticamente y enviar alerta para generar oficio de devolución.

Manejo de expediente. Cada documento ingresado debe formar parte de un expediente administrativo, y no que considerado cada documento por separado con hojas de trámite, como actualmente sucede. Al expediente, deben anexarse los documentos vinculados que se generen en el sistema del trámite, como oficios, memos, informes, archivos de diferentes formatos, etc.

Definir responsables de proceso y de la atención de las solicitudes o de las acciones a realizar.

En el caso que se cree un expediente con un documento recibido y el área a la cual se ha derivado dicho documento identifica que pertenece u otro expediente, el sistema debe permitir unificar de tal manera que se tenga el expediente completo. En el caso que se cree un expediente con un documento recibido y el área identifica que pertenece a otro expediente, el sistema debe permitir unificar de tal manera que se tenga el expediente completo.

Tipos de estado del expediente: En trámite, suspendido, archivado. Los documentos internos no tendrán estado. Del sistema se generará la numeración de los documentos.


  • En el sistema se registrará los resultados de los trámites.

  • Formulario electrónico para que valide los requerimientos del TUPA por asunto.

  • Lista desplegable de asuntos.

  • Cuando se identifica que faltan presentar documentación/información requerida. El sistema generará formatos de cargo de recepción indicando la documentación/información faltante y el número de expediente correspondiente.

  • Asignación del analista responsable de la atención, conforme a lo establecido en el flujo del proceso.

  • La herramienta deberá permitir configurar rutas libres, es decir, rutas que se van armando conforme fluye el proceso.

  • Se clasificaran los asuntos del sistema en TUPA y NO TUPA.

  • El sistema y el proceso estará certificado de tal manera que la documentación electrónica ingresada o generada tenga validez legal (Certificación Digital).



    1. Módulo de Trámite:




  • Generación automática de la numeración interna y foliación digital del expediente.

  • Establecer funcionalidades, como que permita anexar comentarios, correcciones sobre los documentos, correos electrónicos, versiones de documentos o historial de cambios.

  • Con respecto a las imágenes capacidad para realizar anotaciones, resaltar zonas, colocar post-it electrónicos sobre cualquier documento e imagen.




    1. Módulo de Despacho:

Debe considerar el flujo completo de despacho, como actualmente se realiza, es decir:

  • Recepción del documento.

  • Despacho

  • Recepción de cargo / Recepción de cargo múltiple.




    1. Módulo de Archivo Central:

Debe incluir una función que consigne todos los datos sobre préstamo de documentos.


    1. Módulo de Reportes y Estadísticas:

Debería tener por lo menos las siguientes funciones:

  • Emisión de reportes que permitan verificar el estado de los procesos, permitiendo diferentes criterios de búsqueda: por remitente, por área responsable, por participantes del flujo de trabajo. Por actividades (archivadas, suspendidas, en trámite), entre otros. Estos reportes requieren tener la opción de impresión y representación gráfica.

  • Exportar reportes del nuevo sistema de trámite documentario a Excel, PDF, web.

  • Consulta de los documentos asociados al expediente por diversos criterios de búsqueda: temas, motivos, asuntos, fechas, comentarios, textos que forman parte de los documentos digitalizados adjuntos al expediente.

  • Proveer información completa acerca del expediente, sus actividades relacionadas, días transcurridos, estados de las solicitudes de información, contenido de los documentos asociados (oficios, memorandos, documentación sustentatoria, entre otros), mecanismos de notificación y alerta por incumplimiento en la actividad y en los plazos.

  • Capacidad para que en cualquier etapa del proceso se pueda consultar la información y documentos adjunto relacionados al expediente, bajo cualquier formato.




    1. Administrador de los expedientes:

Con las opciones de:

  • Asignar roles que pueda: desarchivar, retornar, modificar un expediente o documento emitido.

  • Usar capacidades para priorizar instancias, un mismo procedimiento se pueda realizar en simultáneo varias veces.

  • Utilizar funciones de realizar auditorías de procesos (porcentaje de avance, participantes, tareas realizadas, tiempos transcurridos, entre otros)




    1. Acceso al Sistema:

Restricciones de utilización del sistema y de acceso a los datos e información a las personas autorizadas, mediante mecanismos que permitan la identificación, autenticación, la gestión de derechos de accesos u en su caso la gestión de privilegios.


    1. Mantenimiento de Tablas y Parámetros:

Para registrar en el sistema los parámetros y tablas:

  • Lista de acciones especificadas para la derivación de escritos internos o externos.

  • Tipo de documentos externos e internos.

  • Estados de trámite de los documentos.

  • Calendario anual y manejo de feriados (fijos), y aquellos que el Poder Ejecutivo fija por decreto supremo, los días inhábiles, a efecto del cómputo de plazos administrativos.

  • Áreas internas de la entidad.

  • Personal adscrito a cada una de las áreas orgánicas, según estructura orgánica.

  • Procedimientos administrativos de la Municipalidad Provincial del Callao (TUPA).




    1. Proceso de Recepción Documental:




  • El sistema debe permitir l proceso a cargo de la unidad general de recepción documental, o mesa de partes.

  • Permitir el registro de todos los documentos ingresados a la entidad y la salida de documentos emitidos por la entidad dirigidos a otros órganos o administrados.

  • Generación de cargo automático para los administrados, indicando el número correlativo del documento ingresado (autogenerado), respetando el orden de ingreso o salida.

  • El cargo debe permitir registrar datos del documento ingresado, indicando como mínimo su número, naturaleza, remitente destinatario.

  • Generar Hoja de Ruta del documento ingresado, debiendo permitir registrar las derivaciones subsiguientes que fueran necesarias.

  • Registro de documentos externos provenientes de administrados u organismos, registrando diversos datos como: identificación del documento recibido (N°, fecha, asunto, remitente – nombre y cargo, original, copia, entre otros).

  • Distribución de documentos o escritos recibidos a destinatarios (unidades orgánicas), en forma individual o masiva.




    1. Proceso de Derivación de Documentos:



  • El sistema debe permitir la derivación de los documentos según corresponda a las necesidades propias del asunto o procedimiento administrativo a que se refiera el escrito, lo cual significa que el documento puede navegar por diversas instancias de la entidad.

  • Debe permitir establecer flujos predeterminados para documentos específicos o procedimientos administrativos que lo requieran.




    1. Proceso de Seguimiento:



  • Permitir el seguimiento permanente de documentos ingresados a la entidad, y conocer su estado, con la finalidad de incrementar la calidad del servicio brindado al usuario interno y/o externo.

  • Facilitar la consulta de documentos según el perfil de acceso por usuarios.

  • Ubicar documentos, lo incluye todos los tipos de documentos, todas las fechas. Etc.




    1. Control de documentos/expedientes o escritos que ingresan y salen de la Entidad:

El control de documentos sea de ingreso o salida es anual. El periodo se inicia el 01 de enero y termina el 31 de diciembre del año respectivo. Debe tener en cuenta este criterio para efectos de generar el código autogenerado que se le asignará al documento o expediente.


    1. Tiempo estimado que tiene para atender un documento:

El sistema debe permitir establecer tiempo para:

  • Obtener respuesta por parte del área destinataria a un documento generado internamente y remitido a dicha área.

  • Atender determinado documento que ingrese.

  • Procedimientos TUPA: los plazos para atender los procedimientos administrativos son los que figuran en el TUPA.

  • Avisos y alarmas: el sistema debe advertir a los usuarios acerca de determinadas situaciones, como estados críticos de documento, cumplimiento de plazos, etc.



    1. Estadísticas y Gráficos:



  • Obtención de estadísticas: el sistema debe permitir la obtención de estadísticas de la documentación que procesan las diversas unidades orgánicas y mesa de partes. Tanto de las que se generan internamente como de las que se reciben del exterior.

  • Generación de gráficos: las estadísticas deben estar acompañadas de gráficos tipo columnas, barras, circular según lo que más sea conveniente, por lo que el sistema debe estar en capacidad de generar gráficos.




    1. Procesos de Instalación:

El proceso de instalación del sistema deberá ser de fácil instalación, para lo cual se deberá establecer un únicos procedimiento o programa del sistema



  1. MARCO METODOLÓGICO




    1. DIAGNOSTICO




      1. TIPOS DE INVESTIGACIÓN


La investigación realizada es de tipo exploratorio y descriptivo; ya que con la información obtenida, se determinó con mayor amplitud la deficiencia en los procesos de gestión de trámite documentario de la Municipalidad Provincial del Callao, y por tal razón se dotará de una guía de procedimientos de control interno y de un sistema informático integral que permita tener el control de la ubicación física y lógica de la documentación que llega y fluye dentro de la municipalidad, así como de la que se genera al interior de la misma.


      1. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN


La Metodología para el modelamiento se deberá utilizar obligatoriamente diagramas UML (Unified Modeling Language); asimismo, la solución informática deberá usar la metodología de trabajo, basada en la Norma Técnica peruana12207:2006. De igual manera se tomara en cuenta los aspectos generales de la Metodología Métrica V3, para el desarrollo e implementación de sistemas informáticos, tomando en consideración que dicha metodología facilita la planificación, el control y seguimiento de los proyectos, mejora del ratio coste / beneficio, optimiza la gestión de recursos, facilita la comunicación entre los participantes y facilita la evaluación de los proyectos.



      1. METODO E INSTRUMENTO DE LA INVESTIGACIÓN


El método que se utilizó para la recolección de la información fue el método inductivo-deductivo y fundamentado en la técnica de la encuesta y el instrumento, dos cuestionarios diseñados con preguntas cerradas, abiertas y de opción múltiple, uno dirigido a los empleados del departamento de la Gerencia de Recepción Documentario y Archivo General y el otro dirigido a los contribuyentes del municipio de la municipalidad provincial del callao.


    1. METODOLOGÍA



      1. UML (Unified Modeling Language)

Para el desarrollo de software orientado a objetos no basta usar un lenguaje orientado a objetos. También se necesitará realizar un análisis y diseño orientado a objetos. El modelamiento visual es la clave para realizar el análisis OO. Desde los inicios del desarrollo de software OO han existido diferentes metodologías para hacer esto del modelamiento, pero sin lugar a duda, el Lenguaje de Modelamiento Unificado (UML) puso fin a la guerra de metodologías.

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