Universidad Tecnológica del Perú
2011 - III
Proyecto de Fortalecimiento de Capacidades para la Implementación del Sistema de Trámite Documentario en la Municipalidad del Callao
Proyectos de Ingeniería de sistemas I
Michael Raúl Valles Ojeda – 0831223 / Taquiri Benavides Oscar Martín – 0831235
TITULO DEL PROYECTO:
PROYECTO DE FORTALECIMIENTO DE CAPACIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO EN LA MUNICIPALIDAD DEL CALLAO
AUTOR:
MICHAEL RAUL VALLES OJEDA
TAQUIRI BENAVIDES OSCAR MARTÍN
ASESOR:
ING. FIDEL PRADO MACALUPU
INTRODUCCIÓN
Las instituciones del Estado deben reformarse, entre otras razones, porque subsiste la ineficiencia, que se expresa no tanto en el número de trámites a realizar para obtener un servicio del Estado, sino en el tiempo que tarda la realización de cada trámite. En segundo lugar, existe aún una gran distancia entre el Estado y los ciudadanos, alejamiento que se origina en la insuficiente información accesible a los potenciales agentes económicos y a la sociedad en general. El exceso de regulaciones y de demoras en los procedimientos limita severamente las oportunidades, traba una relación eficiente entre Estado y el mercado y fomenta la corrupción y la informalidad.
La Provincia Constitucional del Callao comprende los distritos de: Callao, Bellavista, La Punta, La Perla, Carmen de la Legua - Reynoso y Ventanilla, cada distrito tiene una municipalidad que le respalda en sus gestionas administrativas.
La Municipalidad Provincial del Callao está por encima de todas las municipalidades distritales ubicada en el Jr. Paz Soldán Nº 252, tiene actualmente 61 gerencias que se encargar de brindar las distintos servicios a la ciudadanía.
Dentro de estas gerencias de se encuentra la GERENCIA DE SECRETARIA, que tiene como sub unidad a la GERENCIA DE RECEPCIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO GENERAL, quien se encarga gestionar los documentos que ingresan y salen de la municipalidad.
Uno de los principales factores que impiden la superación del problema de la burocracia es la falta de empleo de tecnologías informáticas y de telecomunicaciones, en muchas instituciones gubernamentales aún persiste el uso de sistemas manuales para manejar tareas importantes, tales como el trámite documentario, lo cual conlleva a diferentes problemas que deben ser superados urgentemente en la Municipalidad Provincial del Callao.
PROBLEMATICA
La Municipalidad Provincial del Callao tiene limitaciones para la gestión documentaria y atención al ciudadano, no se cuenta con sistemas informáticos software y hardware, así como el personal con las competencias adecuadas.
Por su parte los ciudadanos y empresas en la Provincia del Callao, perciben trabas y/o limitaciones la efectuar diversos trámites administrativos, lo cual no permite seriedad en las autorizaciones que requieren de la municipalidad para el desarrollo de sus actividades e inversiones. Carecen de acceso a la información municipal y servicios vía web que facilite el clima de negocios.
Dado de la Municipalidad Provincial del Callao, atiende directamente y provee de servicios públicos en el ámbito de sus competencias a la población de su provincia, en lo que corresponde a la gestión documentaria generada por trámites diversos de los administrados y contribuyentes se aprecia que esta no cuenta con los sistemas informáticos que permitan una adecuada recepción, atención, control y archivo de la documentación, la cual se registra de forma manual; el equipamiento y recurso humano escaso y/o demuestra bajo rendimiento, entre otros por lo que se requiere modernizar la gestión documentaria para una rápida y oportuna atención a los usuarios que permita generar oportunidades de inversión y desarrollo para la población del Callao.
3.1. Efectos del problema:
Aumento del tiempo promedio en el trámite o atención de un documento, debido a que se repiten las tareas, ocasionando olvidos y/o documentos traspapelados.
Disminución de la efectividad por el aumento significativo de la cantidad de actividades manuales que son las más susceptibles a los errores.
Disminución en la productividad al contar con procesos lógicos para la atención de la documentación.
Incremento de costos en el uso de papel, aumentando drásticamente los gastos por este concepto.
La Ubicación de un documento en trámite tarda mucho tiempo al tener que sumergirse en voluminosos archivos físicos para ubicar un determinado documento pues que no dispone de acceso instantáneo a la información específica.
La Documentación emitida no tiene un formato estándar (cartas, memos, oficios, resoluciones, convenios, etc.).
Causas del problema:
La falta de empleo de tecnologías informáticas y de telecomunicaciones.
La Falta Equipos tecnológicos (computador, impresora, etc.) apropiados para el desempeño de sus funciones.
Empleo de procesos deficientes de gestión al no tener una estandarización de los procesos y un óptimo flujo de la documentación.
No Contar con un sistema informático que permita mantener un óptimo flujo de la documentación, asegurando su seguridad e integridad
Definición del problema:
Inexistencia de recursos tecnológicos en los procesos de gestión de trámite documentario y no contar con un sistema informático integral que permita tener el control de la ubicación física y lógica de la documentación que llega y fluye dentro de la municipalidad, así como de la que se genera al interior de la misma.
OBJETIVOS
OBJETIVOS GENERALES
Priorizar la atención de los usuarios y administrados, simplificando los procesos administrativos, con la incorporación de Tecnología de Información y Comunicación que permitirá mejorar la calidad del servicio y transparencia que sustentan los procesos de modernización del Estado.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Disminución del tiempo promedio en el trámite o atención de un documento, debido a que se eliminan tareas repetitivas, evitando olvidos y/o documentos traspapelados.
Ubicación rápida de un documento en trámite o cerrado, lógica y físicamente.
Aumento en la productividad gracias a la implantación de procesos lógicos para la atención de la documentación.
Aumento de la efectividad por la disminución significativa de la cantidad de actividades manuales que son las más susceptibles de errores.
Disminución del uso de papel, reduciendo drásticamente los gastos por este concepto.
Ahorro considerable de tiempo al no tener que sumergirse en voluminosos archivos físicos para ubicar un determinado documento pues dispone de acceso instantáneo a la información específica con funciones de búsqueda.
Estandarización de la documentación emitida (cartas, memos, oficios, resoluciones, convenios, etc.).
PROPUESTA
5.1. Implementar una solución integral que permita mantener un óptimo flujo de la documentación, asegurando su seguridad e integridad de tal forma que la documentación ingresada llegue oportunamente a su destino, permitiendo su atención de manera eficaz y eficiente; así como también la posterior administración del documento en el Archivo Central de la Entidad.
5.2. Establecer políticas de seguridad por roles para: visualización de expedientes, imprimir documentos, copia documentos, enviar por correo electrónico, imprimir pantalla, entre otros, es decir el sistema debe permitir las siguientes funcionalidades:
Dar acceso a la documentación del expediente a todo personal de la Municipalidad Provincial del Callao.
Dar acceso a la documentación del expediente a un grupo de personas que no participan en el expediente.
Dar acceso a la documentación del expediente sólo a las personas que participan en el expediente.
Restringir el acceso a algunos documentos del expediente. Esto implica que sólo algunas personas puedan revisar esta información. Estas personas pueden participar o no del expediente.
El acceso será de lectura.
Capacidad de auditoría de eventos (crear, iniciar, aprobar. Etc.)
Acondicionamiento para el uso de firma digital (Certificados Digitales).
5.3. Capacidad de establecer comunicación en línea con los supervisados para intercambio de información, que permita la notificación electrónica de documentos con valor legal.
5.4. Capacidad de poder interrelacionar vía Servicios Web a aquellos sistemas de la Municipalidad Provincial del Callao que lo permitan.
5.5. Control de plazos de atención del expediente para las solicitudes del TUPA y a nivel total.
5.5. Tener un sistema de alertas en cual enviará correos electrónicos cuando se está por vencer o se han vencido los plazos totales. Las alertas se remitirán al responsable del proceso y a la persona que tiene el documento. La frecuencia de remisión de las alertas será configurable en base a días hábiles o calendario.
ALCANCES Y LIMITACIONES
6.1. SISTEMA INFORMÁTICO DE GESTIÓN DOCUMENTARIA (SIGDOC-MPC):
Desarrollo e implementación del Sistema Informático de Gestión Documentaria de la Municipalidad Provincial del Callao (SIGDOC-MPC), que deberá comprender:
Manejo de seguridad a través de niveles de roles y funciones.
Gestión y administración de toda la documentación que ingresa por Mesa de Partes como aquella que genera la Municipalidad Provincial del Callao.
Generar consultas y seguimientos para la gestión de toda la documentación en el proceso y almacenada, permitiendo el acceso a los diferentes tipos de usuarios.
Operatividad total del sistema debe ser llevada en forma ágil, flexible y amigable, el sistema deberá gestionar, clasificar y distribuir los documentos y el archivo de su organización.
Manuales y guías de usuarios y administradores del sistema.
Definición de las propuestas normativas respecto del proceso de gestión documentaria y las directivas para su implementación, pruebas, puesta en marcha, operación, mantenimiento, control y mejora continua del Sistema Informático de Gestión Documentaria.
6.2. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES MÍNIMOS DEL SISTEMA:
La solución debe considerar el proceso integral de Gestión Documentaria, esto es, los procesos de recepción, registro, derivación, seguimiento de información, generación de documentación interna y de respuesta a comunicaciones externas.
MARCO TEORICO
ANTECEDENTES:
La Municipalidad Provincial del Callao de acuerdo a su Plan de Desarrollo Concertado y la Visión de la Cuidad en la actualidad, “se ha constituido en un centro comercial de servicios portuarios y aeroportuarios y turísticos de gran importación nacional e internacional logrando un posicionamiento estratégico en la cuenca del Pacífico Sur”. El Plan Operativo Institucional para el ejercicio 2011, contempla en su misión institucional promover el desarrollo integral de la población, generando entornos favorables en la economía local, fortaleciendo las inversiones en provincia, con el ordenamiento territorial, mejores condiciones de seguridad y prestando servicios públicos eficientes, asimismo se considera como política de gestión: Fortalecer la Institucionalidad Municipal, en la adecuada prestación de servicios públicos locales, contribuyendo a estimular la inversión privada en la Provincia Constitucional del Callao.
De acuerdo a las funciones establecidas es la Ley N° 27972, “Ley Orgánica de Municipalidades”, la Municipalidad Provincial del Callao debe formular y ejecutar proyectos de inversión orientados a promover el desarrollo armónico y sostenido del ámbito de su competencia, para tal efecto cuenta en su estructura Orgánica, con la Secretaria General, órgano responsable de la conducción del proceso de gestión documentaria y la Gerencia General de Planeamiento, Presupuesto y Racionalización responsable de orientar el proceso de planificación y programación de inversiones referidos a los procesos de modernización y fortalecimiento institucional.
La Ley marco de Modernización de la Gestión del Estado, Ley N° 27658 en sus literales d) y f) del artículo 5°, menciona que el proceso de modernización de la gestión del Estado se sustenta fundamentalmente en mayor eficiencia en la utilización de los recursos del Estado, por lo tanto, se elimina la duplicidad o superposición de competencias, funciones y atribuciones entre Sectores y Entidades o entre Funcionarios y Servidores; así como en la institucionalización de la evaluación de la Gestión por Resultados, a través del uso de modernos recursos tecnológicos, la planificación estratégica, la rendición pública y periódica de cuentas y transparencia a fin de garantizar canales que permitan el control de las acciones del Estado.
En marzo del 2007, a través de la promulgación del Decreto Supremo 027-2007-PCM, se Define y Establece Las Políticas Nacionales de Obligatorio Cumplimiento, la cual define doce políticas nacionales de obligatorio cumplimiento para las entidades públicas. Entre ellas, la Política N° 10, relativa a la simplificación administrativa que busca organizar un Estado moderno y eficiente, orientado al servicio del ciudadano, simplificación que paralelamente funcione como una estrategia de acercamiento del Estado a su población. Tal política dispone que se brinden trámites y servicios administrativos valiosos y oportunos a la ciudadanía, dando relevancia a la optimización de procesos.
La simplificación administrativa abarca todos los aspectos vinculados con el desarrollo de procedimientos y servicios administrativos prestados en exclusividad por las entidades públicas; como, la atención a la ciudadanía, el sistema de gestión documental, el soporte informático de tramitación, el proceso interno de tramitación de las solicitudes y adopción de decisiones o prestación de los servicios, notificaciones, entre otros.
Es a partir de las normas antes citadas y de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, Ley N° 29158, considera la simplificación administrativa como un Subsistema Administrativo del Estado, por lo que la Presidencia del Concejo de Ministros (PCM) elabora la Política Nacional de Simplificación Administrativa, aprobada mediante Secreto Supremo, N° 025-2010-PCM, en la cual se precisa en el Objetivo 1: Generalizar la gestión por procesos en los procedimientos y los servicios administrativos por medio de mecanismos definidos por el ente rector, y la estrategia 3.1 Establecer accesos multicanal para los procedimientos y servicios administrativos en función de su naturaleza, con énfasis en los canales no presenciales; y en el Objetivo 2: Universalizar en forma progresiva el uso intensivo de las tecnologías de la información y de la comunicación en las distintas entidades públicas y promover la demanda de los servicios en línea por la ciudadanía.
La PCM, luego de aprobar la Política Nacional de Simplificación Administrativa, aprueba también el Plan Nacional de Simplificación Administrativa aprobado por Resolución Ministerial, N° 228-2010-PAM, en el cual se precisan las acciones necesarias, metas, indicadores, plazos y entidades públicas responsables de su ejecución con la finalidad de facilitar la implementación de la política por parte de las entidades públicas. Los objetos del Plan son generalizar la gestión por procesos en los procedimientos y los servicios administrativos; universalizar en forma progresiva el uso intensivo de las tecnologías de la información y de la comunicación en las distintas entidades públicas; así como promover la demanda de los servicios en línea por la ciudadanía.
En el citado Plan, de manera específica se señala en el Objetivo Estratégico 2: Universalizar en forma progresiva el uso intensivo de las tecnologías de la información y de la comunicación en las distintas entidades públicas y promover la demanda de los servicios en línea por la ciudadanía; en la estrategia 2.1: Ampliar la cobertura de accesos a herramientas tecnológicas en las instituciones del Estado para la simplificación de los procedimientos y servicios administrativos, se propones como una de sus acciones principales la Acción 2.1.4: Implementación de las firma digital y el expediente electrónico.
El fortalecimiento de capacidades institucionales para mejorar la Gestión Documentaria involucra acciones que en diversos aspectos redundan en el beneficio del ciudadano, inversionista y comunidad en general, a partir de una atención rápida y oportuna al administrado en la Municipalidad Provincial del Callao.
La participación conjunta de la Municipalidad Provincial del Callao, sus órganos municipales contribuirán a mejorar y fortalecer la gestión documentaria en la Municipalidad Provincial del Callao; simplificación de trámites; rapidez y oportunidad de atención al ciudadano; seguridad en la gestión de documentos, fácil acceso a documentos entre otros.
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