El “documento fehaciente de liquidacion”
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| EL “DOCUMENTO FEHACIENTE DE LIQUIDACION” (ARTICULO 218 REGLAMENTO NOTARIAL)1 Josep M.ª Fugardo Estivill Notario. 1. Introducción De lege data y de acuerdo con la nueva normativa reglamentaria (RD 45/2007, de 29 enero 2007), la regulación notarial del documento fehaciente es la siguiente: Sección Cuarta. “Subsección 6.ª Documento fehaciente de liquidación” “Artículo 218.- Cuando para despachar ejecución por el importe del saldo resultante de las operaciones derivadas de contratos formalizadas en escritura pública o en póliza intervenida, conforme al artículo 572.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, sea necesario acompañar a la demanda ejecutiva, además del título ejecutivo el documento fehaciente que acredite haberse practicado la liquidación en la forma pactada por las partes en dicho título, tal como establece el artículo 573.1.2.º de la Ley de Enjuiciamiento Civil, el notario lo hará constar mediante documento fehaciente en el que se exprese la liquidación, que se regirá por las normas generales y especialmente, por las siguientes: 1.º Junto con el requerimiento, que podrá efectuarse mediante carta dirigida al notario quien legitimará la firma del remitente e incorporará al acta, la entidad acreedora entregará o remitirá al notario copia autorizada con efectos ejecutivos de la escritura pública o de la póliza intervenida que haya de servir de título para la ejecución o, en su caso, testimonio notarial de dichos documentos, salvo que el contenido del título ejecutivo resulte de su protocolo o libro registro, así como una certificación por ella expedida, en la que se especifique el saldo exigible al deudor, además de los extractos contables correspondientes, debidamente firmados, que permitan al notario efectuar las verificaciones técnicas oportunas. Quedará incorporada al documento fehaciente la certificación del saldo y se insertará o unirá testimonio literal o en relación de los documentos contables que han servido para su determinación. 2.º Si en el contrato no se hubieren reflejado, de forma explícita, los tipos de interés o comisiones aplicables, la entidad requirente deberá acreditar al notario cuáles han sido estos, haciéndose constar todo ello en el acta de liquidación. 3.º El notario deberá comprobar, y expresar en el documento fehaciente que en el título ejecutivo las partes acordaron emplear el procedimiento establecido en el artículo 572.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil para fijar la cuantía líquida de la deuda. 4.º Con los documentos contables presentados el notario comprobará si la liquidación se ha practicado, a su juicio, en la forma pactada por las partes en el título ejecutivo. Si el saldo fuere correcto, el notario hará constar por diligencia el resultado de su comprobación expresando: a) Los datos y referencias que permitan identificar a las personas interesadas, al título ejecutivo y a la documentación examinada por el notario. b) Que, a su juicio, la liquidación se ha efectuado conforme a lo pactado por las partes en el título ejecutivo. Asimismo podrá hacer constar cualquier precisión de carácter jurídico, contable o financiero que el notario estime oportuno. c) Que el saldo especificado en la certificación expedida por la entidad acreedora, que se incorporará al acta de liquidación, coincide con el que aparece en la cuenta abierta al deudor. d) Que el documento fehaciente comprensivo de la liquidación se extiende a los efectos previstos en los artículos 572.2 y 573.1.2.º de la Ley de Enjuiciamiento Civil.” A pesar de que en algún momento la norma reglamentaria se refiere al “acta” o al “acta de liquidación” (apartados 1.º y 2.º), lo cierto es que la norma se intitula y regula el contenido del “documento fehaciente de liquidación” con expresa remisión a los artículos 572.2 y 573.1.2.º de la vigente Ley de Enjuiciamiento Civil, con lo cual, la expresión “documento fehaciente” en relación con su propio contexto legal, procesal y reglamentario, adquiere sentido propio, concreto y determinado. Por otra parte, la posibilidad de levantar actas de liquidación relativas a cuentas o contratos no comprendidos en el ámbito de indicada regulación procesal aparece igualmente reconocida en el artículo 219 de la norma reglamentaria, que cierra esta Subsección, estableciéndose en este caso que los requisitos formales, materiales y de registro se acomodarán a los establecidos en el artículo anterior con las especialidades derivadas del requerimiento2. También presenta cierta relación con estos documentos, el nuevo artículo 264 RN que se refiere al ámbito material del “libro indicador”. Este libro se divide en dos secciones, la Primera está destinada a actuaciones de traslado a soporte papel de documentos y legitimaciones de firmas electrónicas, y la Sección segunda, que está destinada a la incorporación de documentos testimoniados que constituyan su ámbito. Entre estos documentos, la norma se refiere a los “testimonios” de “certificaciones de saldo y de asiento que se verifiquen en soporte papel”3. Los efectos de estos testimonios se limitan a los previstos en la norma reglamentaria, que establece que “La incorporación de la reproducción al libro indicador sólo presupondrá la dación de fe coincidencia respecto del testimonio correspondiente por parte del notario” (Art. 264 RN). Por otra parte, la norma excepciona la incorporación al libro indicador de aquellos testimonios por exhibición que, a juicio del notario, tengan por objeto documentos suficientemente identificables. Lo que antecede evidencia, a mi parecer, que la acaso confusa e innecesaria referencia en esta norma a los testimonios de “certificaciones de saldo”, nada tiene que ver con la precisa regulación y finalidades procesales o ejecutivas propias del documento fehaciente de liquidación según el citado artículo 218 RN, por lo que cabe deducir que el ámbito material y marginal de los testimonios del artículo 264 RN deberá ceñirse a aquellos documentos que no deban incorporarse a instrumentos públicos de naturaleza protocolar y que sean objeto de testimonio con el fin de que el solicitante pueda disponer de una reproducción fidedigna del mismo con dación de fecha cierta. Como sea que según prevé el artículo 218 RN, la certificación de saldo aportada en dicho supuesto “quedará incorporada al documento fehaciente”, es obvio que la regulación prevista en el artículo 264 RN está pensando en otros fines y situaciones. Entre estos otros supuestos y sin ánimo de agotar los casos posibles, cabe referirse a las siguientes actuaciones: testimonio de certificaciones de saldo de cuentas corrientes utilizadas para la liquidación de los impuestos sobre transmisiones hereditarias; certificaciones de saldo o del débito del deudor que las entidades financieras deben entregar a sus prestatarios a los efectos previstos en la Ley 2/1994, de 30 de marzo, sobre Subrogación y Modificación de Préstamos Hipotecarios; certificaciones del saldo de puntos del permiso de conducción; y, testimonios de certificaciones de saldo referentes a cuentas corrientes, préstamos, valores, activos financieros. 2. Consideración general sobre el documento fehaciente y el contenido de la función que compete al notario en esta clase de actas Como consecuencia de la promulgación del citado artículo 1435 LEC (Ley 34/1984), las posturas doctrinales sobre el contenido de la actuación del fedatario que debía autorizar o intervenir el documento fehaciente iban desde las que consideraban que su función debía ser meramente documental y las que entendían que debía proceder a una auditoría de la cuenta; finalmente, la solución mayoritariamente aceptada por la doctrina científica y de las Audiencias Provinciales -que a mi entender, cabe considerar la más correcta- se inclinó por una postura intermedia. En la doctrina notarial, al examinar el alcance y contenido de la intervención notarial para levantar estas actas, Rodríguez Adrados, ponía de relieve que el documento fehaciente “no se trata de un acta de mera percepción, porque el Notario tiene que llevar a cabo, además, un cierto control”4. A su vez, de acuerdo con la doctrina del Tribunal Constitucional en este punto, cabe recordar que el citado artículo 1435 ALEC, ofrecía al juez “la posibilidad de contar con el imprescindible auxilio técnico”, pues, “la certificación de lo adeudado [que la entidad acreedora expide] debe constar en un documento fehaciente. Y en este caso deben quedar acreditados ante el Juez dos extremos de innegable importancia: Que la liquidación haya sido practicada en la forma pactada por la partes en el título ejecutivo y que el saldo coincida con el que aparece en la cuenta abierta al deudor” (FJ 8). De lege data, uno de los cambios significativos que cabe observar en el nuevo texto de la LEC (Ley 1/2000, de 7 de enero) es que lo que antes estaba compendiado en el artículo 1435 LEC y se sustentaba directamente en el documento fehaciente, ahora aparece recogido en el conjunto de documentos previstos en los artículos 572, 573 y 574 LEC. Así, entre otros requisitos procesales que no vienen al caso, la ejecución por saldo de operaciones requiere: que se haya pactado en el título que “la cantidad exigible en caso de ejecución será la resultante de la liquidación efectuada por el acreedor en la forma convenida por las partes en el propio título ejecutivo” (art. 572.2. LEC); que se aporten a la demanda “el documento o documentos en que se exprese el saldo resultante de la liquidación efectuada por el acreedor” (art. 573.1.1º LEC) y “el extracto de las partidas de cargo y abono y las correspondientes a la aplicación de intereses que determinan el saldo concreto por el que se pide el despacho de la ejecución” (art. 573.1.1.º LEC); y que se aporte “el documento fehaciente que acredite haberse practicado la liquidación en la forma pactada por las partes en el título ejecutivo” (art. 573.1.2.º LEC). Asimismo, cuando el ejecutante lo estime conveniente, este podrá aportar los justificantes de las diversas partidas de adeudo o abono (art. 573.1.2º LEC); también deberán expresarse los cálculos efectuados en el supuesto de intereses variables o monedas extranjeras y la acreditación de los tipos de cambio (art. 574 LEC); y cuando el acreedor tuviera duda sobre la cantidad exigible o su efectiva cuantía, podrá autolimitar la demanda ejecutiva a la cantidad que le resulte indubitada, quedando reservada la reclamación por el resto de la deuda para el proceso declarativo que corresponda, por lo cual, a efectos de ejecución, el saldo deudor objeto de la acción ejecutiva podrá comprender un importe inferior al de la deuda presuntamente efectiva (art. 573.3 LEC). El conjunto de todas estas previsiones legales evidencia que la determinación del saldo deudor es materia que compete y requiere ineludiblemente la participación y colaboración activa y directa del acreedor y que la documentación que éste aporte deberá constituir la base imprescindible para levantar el acta referente al saldo deudor; sin embargo y en todo caso, para poder cerrar el círculo, la ley procesal también remite a la necesaria e indispensable aportación del correspondiente “documento fehaciente” autorizado notarialmente, de modo que unos y otros documentos deberán formar o constituir una unidad y hallarse necesariamente concordados e interrelacionados. Si como señala la doctrina una de las finalidades del documento fehaciente es la de constituir un medio instrumental idóneo de auxilio técnico para el órgano judicial, es obvio que su expedición necesariamente debe comportar el cumplimiento de ciertos controles o garantías formales y materiales, pues, de propugnarse la interpretación contraria, ello significaría que no existiría el más mínimo atisbo de auxilio técnico para el órgano jurisdiccional, lo que conllevaría el consiguiente vaciamiento de una parte sustancial de las utilidades y efectos que se esperan de esta clase de documentos. Por tanto, de acuerdo con dicha interpretación, cabe señalar que el notario deberá controlar la adecuación del documento al supuesto de hecho, evitando, en lo que concierne al ámbito estricto de su actuación profesional, que con su colaboración pueda crearse o deducirse una apariencia engañosa de legalidad. Por otra parte, la adecuada corrección en sus aspectos formal y material del saldo interesa no solo al órgano jurisdiccional, sino también a la parte demandante, porque de ello dependen las naturales consecuencias del acceso al procedimiento ejecutivo; interesa al deudor, y a sus garantes si los hubiere, porque en la medida en que dichos cálculos y liquidaciones se hayan realizado correctamente, aquellos podrán confiar en que no les será exigida una cantidad mayor de la que realmente les corresponde por dichos conceptos5; también interesa, aunque sea de modo un tanto distante y reflejo, a los restantes acreedores del deudor dada la preferencia crediticia que ofrece el título ejecutivo en ciertos supuestos y su incidencia en el ámbito de las garantías constituidas y el eventual remanente de la ejecución; por último, interesa también a la sociedad y a los poderes públicos en conjunto, pues, ello contribuye a la agilidad del procedimiento y redunda en una mejor y más eficaz realización y administración de la justicia. A este respecto cabe recordar que, de acuerdo con la doctrina, la autenticidad formal notarial tiene su razón de ser en la autenticidad material o sustancial, de aquí la necesidad de que el notario preste asesoramiento jurídico “que, en algunas materias, exige el contable y financiero”6. En el presente caso, no cabe duda que la autorización del documento fehaciente, conlleva, como sucede en otros muchos supuestos de actuaciones notariales residenciadas en los ámbitos del tráfico jurídico civil, mercantil y financiero, una específica actuación notarial que es de doble alcance: formal y material, ya que como señala el artículo 24 LN (redacción según Ley 36/2006), con carácter general, los notarios, “deberán velar por la regularidad no sólo formal sino material de los actos o negocios jurídicos que autoricen o intervengan, por lo que está sujeto a un deber especial de colaboración con las autoridades judiciales….”. 3. Documentación a considerar y actuaciones subsiguientes La nueva regulación reglamentaria del documento fehaciente de liquidación se ajusta a las reflexiones y doctrina indicadas en el apartado precedente. De conformidad con el texto del citado artículo 218 RN, a mi parecer, salvo criterio mejor ajustado a Derecho, por su orden lógico, la formación del documento fehaciente comporta los siguientes requisitos y actuaciones: 1) Requerimiento de intervención Debe distinguirse entre dos posibles formas de requerimiento: requerimiento personal o presencial, y requerimiento por escrito o no presencial dirigido al notario. a) Requerimiento personal En el supuesto de requerimiento personal de la parte acreedora, es obvio que, en general, el control notarial sobre la identidad y legitimidad de la firma del requirente y la apreciación de su capacidad e interés legítimo no deberá presentar especial dificultad. Aunque nada prevé la norma acerca de la obligación de aseguramiento por parte del notario de la capacidad jurídica del requirente, cuando este actúe en representación o por poder de una persona física o jurídica, cabe deducir, que el requerimiento deberá realizarse por persona que disponga de facultades suficientes a tal fin. No obstante, tampoco cabe desconocer que en alguna resolución judicial anterior a esta nueva regulación se ha admitido la firma de persona sin poder bastante, argumentándose, fundamentalmente, que el ulterior ejercicio de la acción ejecutiva por parte del acreedor supone una ratificación de la actuación del factor o representante sin poder que ha fijado el saldo y emitido la documentación contable7. Sin embargo, aunque por razón de su forma estos documentos se incardinen en el género de las actas, a mi parecer, ni en la regulación anterior ni en la actualmente vigente, esta solución no parece aceptable, pues, debido a la especial trascendencia, responsabilidad y efectos dimanantes de la fijación del saldo, entiendo que lo más correcto será que el notario verifique no solo el interés legítimo objetivo del requirente, deducido fundamentalmente de la documentación aportada, sino también si éste dispone de facultades bastantes para requerir la intervención notarial y expedir la documentación correspondiente. En el ámbito legal y reglamentario, en contra de esta necesidad de aseguramiento o control de legalidad, cabría apoyarse en la literalidad de la norma citada, pero, a mi entender, en apoyo de esta función de control, cabe remitirse a la nueva regulación sobre las actas, pues, aunque con carácter general el art. 198 RN, apartado primero, señala que en la comparecencia no se necesitará afirmar la capacidad de los requirentes, la norma lo excepciona, en el supuesto de que “ |
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