Resumen: Una joya de lujo tiene un valor único y exclusivo. Carrera y Carrera siempre ha tenido presente este objetivo en la producción de sus joyas realizadas de forma tradicional.






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títuloResumen: Una joya de lujo tiene un valor único y exclusivo. Carrera y Carrera siempre ha tenido presente este objetivo en la producción de sus joyas realizadas de forma tradicional.
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Opción Compra de ERP


Por tanto, al seleccionar una nueva solución de negocio, Carrera y Carrera buscó un ERP con potente funcionalidad pero también muy flexible y fácil de usar. Era necesario que cumpliese estos requisitos, ya que el negocio del lujo y la producción de joyería tenía bastantes peculiaridades que debían ser adaptadas, y el perfil del usuario en la empresa era una persona de la casa con muchos años realizando tareas de una manera consolidada. Además se buscó un partner que les diera la confianza necesaria para una colaboración conjunta, y que lograse un éxito de implantación.

Open Solutions fue la empresa elegida. Esta empresa nace como la fusión de cuatro compañías fuertemente consolidadas en el análisis, implantación y mantenimiento de las últimas tecnologías de información, entre las que se encontraba Caseinsa, expertos en Axapta y PG400, Integration Systems que tenía su mercado en los productos IBM, o la valenciana Coinfor, especializada en Navision. Open Solutions se crea en el año 2001 consolidando estas empresas y ya facturaba cerca de 60 millones de euros y tenia un Ebitda de 3,5 millones de euros en el año 2002. La empresa, con más de 500 clientes y 390 empleados, centraba su actividad en la zona centro y norte de España y en las áreas de consultoría de sistemas, 'outsourcing', integración de aplicaciones y seguridad. La nueva firma estaba participada por 3i Group y por accionistas particulares. Open Solutions fue comprado en el año 2007 por Tecnocom. El sistema de trabajo en Open Solutions era un tanto particular con respecto a otras empresas similares. Contaba con un equipo de profesionales por área, siendo el área de expertos en Navision un departamento separado del área de expertos en Axapta. Por otra parte, los equipos trabajaban en varios proyectos a la vez, aprovechando horizontalmente el expertise interno.

El equipo liderado por Enrique Checa, de Open Solutions, y la Directora Financiera Amalia Seoane, se encuentra ante la primera necesidad de determinar qué herramienta es la más adecuada para las necesidades de Carrera y Carrera. Con el apoyo del equipo técnico interno se valoran opciones como SAP, Axapta, Navision y Qsoft. En pocas semanas se descarta SAP por los importantes costes de programación y mantenimiento posteriores. Qsoft, pese a contar con una herramienta especializada en el sector de la joyería, no contaba con integradores conocidos. Dado que Open Solutions tenía en su portfolio Axapta y Navision, la decisión entre estos dos fue sencilla y principalmente a nivel de las cualidades del producto. Axapta fue la seleccionada.

Después de cuatro meses de selección y de análisis de varios productos ERP, se elige Microsoft Axapta por su adaptabilidad a entornos PYME, por su potencial a futuro, y también por las ventajas asociadas a colaborar con Open Solutions.

Microsoft Axapta disponía de una amplia funcionalidad que abarcaba fabricación, distribución, gestión de la cadena de suministro, proyectos, gestión financiera, relaciones con clientes, recursos humanos y análisis de negocio. Carrera y Carrera debía determinar ahora qué implantar y cómo. Microsoft Axapta permitía, además, expandir los procesos de negocio a través de Internet. De esta manera, con toda la funcionalidad disponible en una sola fuente, resultaba fácil interconectar y colaborar con clientes, partners, proveedores y empleados en todo el mundo, algo imprescindible dada la estrategia de internacionalización de la compañía.

En 2002, Microsoft contaba con más de 550 implantaciones de Axapta en España y en 2007 existen alrededor de 5.700 implantaciones de Axapta en el Mundo.

El Proceso de Implantación del ERP


Durante todo 2001 el equipo de proyecto se lanzó a una carrera contra reloj con el objetivo de tener la herramienta funcionando antes del principio de 2002. La implantación y puesta en marcha se realizan por fases, arrancando primero las áreas de Finanzas, Comercial, Logística e Inventario de Producto Terminado. El día 1 de enero del 2003 todas están operativas con éxito. El siguiente hito es la puesta en marcha el día 1 de enero de 2004 de las áreas de Compra de Materia Prima, Inventario de Materia Prima y Fabricación.

En esta etapa, Carrera y Carrera no adquiere el módulo de gestión de personal de Microsoft Axapta. Sin embargo se contempló la realización de una interface entre la actual aplicación de nóminas en Unix (Geminix) y la contabilidad en Microsoft Axapta. Geminix se encontraba altamente customizado, lo que permitía mucho control pero también limitaba el crecimiento.

Basándose sobre todo en el documento de requisitos funcionales generado por el equipo de reingeniería, un grupo formado por personas de Open Solutions y los responsables internos de informática afrontan el desarrollo. Se contaba además con el apoyo de personas de todas las áreas y de todos los usuarios.

Tras varios meses de generación de código para adaptar la herramienta a las necesidades de los usuarios el proyecto comienza a encontrarse comprometido de cara al objetivo final de arrancar en el año. La documentación de requerimientos se muestra excesivamente genérica, y para conseguir un mayor detalle se realizan consultas a los usuarios. Un aluvión inmanejable de propuestas, muchas de ellas contradictorias, llena los correos de los responsables. Por otra parte el equipo de Open Solutions, que se encontraba en ese momento en plena integración de las empresas adquiridas, no trabajaba full time en el desarrollo. Las diez personas del departamento de Axapta se repartían entre varios proyectos, lo que hacía que la solución avanzara de manera discontinuada.

A esto se une la complicada gestión del proyecto en su vertiente más humana. La implementación de un ERP supone “abrir la empresa de par en par y comenzar a compartir la información”, como decía José Antonio Robles, responsable del proyecto Axapta en Carrera y Carrera. En un entorno tradicional y basado en la artesanía, la información es poder, lo que hacía que existieran muchas reticencias y barreras de entrada a la nueva solución. Aderezado todo esto con pequeños fallos típicos de toda implantación y plazos de ejecución largos y discontinuos condicionados por la dependencia del integrador, el resultado fue que el arranque de prueba que se realiza a finales de 2001 deja claro que el camino no es el correcto.

Sin embargo el crecimiento en Carrera y Carrera va bien, y la empresa empieza a necesitar urgentemente un ERP que lo soporte. Esto convierte 2002 en un año crítico para la implantación.

El equipo interno de la empresa se reúne con la dirección y se trazan nuevas líneas de proyecto. Se decide empezar de cero todo el proceso. En primer lugar se determina que Open Solutions debe poner un equipo humano a tiempo completo en el proyecto hasta su consecución. De hecho incluso se contrata a personal de la empresa integradora para incorporarse a Carrera y Carrera y trabajar desde dentro. Se desarrolla material de proyecto, definiendo formalmente un plan de proyecto, módulos a implantar, responsables, fechas, tareas, y recursos necesarios. En lugar de contar con todos los usuarios y los jefes de departamento se determinan cuatro responsables, fusionando las funciones del departamento de sistemas de información como una entidad única. Además el equipo directivo y los responsables de proyecto se implican de manera personal en la implantación, asumiendo el reto y comprendiendo la necesidad que para la supervivencia y crecimiento de la empresa tiene este proyecto. Open Solutions se vuelca con la empresa, cambia su filosofía y crea un equipo de 10 personas en exclusiva para completar la implantación, trabajando codo con codo con el equipo interno.

El proyecto define una fase de análisis funcional los primeros meses de 2002, que termina con los requisitos funcionales y un listado de usuarios clave además de responsables por área. Para facilitar la implantación se realiza una reorganización de puestos y personal que lleva, entre otros cambios, a la ya comentada creación del departamento de IT. Este hecho tiene una relevancia grande en la compañía, ya que Carrera y Carrera durante muchos años fue en realidad dos empresas: Carrera y Carrera Producción y Carrera y Carrera Comercial. El último vestigio de esta separación se produce con este proyecto. Un supervisor controla que todas las decisiones finales pasen por él, eliminando así los requerimientos de usuarios contradictorios, y disminuyendo los desarrollos. "No se generaba código hasta que el supervisor no daba el visto bueno”, comentaba Beatriz García, miembro del equipo de proyecto y proveniente de Open Solutions. Numerosos procesos de formación se imparten para disminuir reticencias y facilitar la implantación y el uso de la nueva tecnología, incluyendo la creación de un manual de usuario, vivo y dinámico en el tiempo. El proceso concretamente se basaba en la definición del requerimiento, el análisis funcional del mismo, planteamiento de la solución con usuarios clave (no con todos), decisión final del supervisor, generación de código, pruebas de la consultora sobre el código generado, pruebas del equipo de proyecto con usuarios clave internamente y, finalmente, se consideraba listo para ser arrancado.

Uno de los puntos críticos era el taller de orfebrería. Con personal de gran experiencia en su trabajo, la implantación de tecnología era una transformación importante en su manera de trabajar. Para ello se plantearon dos frentes de similar importancia. Por un lado la formación continua y muy individualizada del personal en los nuevos equipos y tecnologías. Por otro lado se les demostró que las nuevas formas de trabajar eran beneficiosas para ellos, además de que no afectaban a su manera tradicional de trabajar los metales y las piedras. El equipo de 120 orfebres y artesanos que trabaja en la empresa pasó esta parte con nota, involucrándose de lleno en el uso de los nuevos equipos. Personal con más de 50 años se tranquilizaba al saber que la manera de trabajar que tanto éxito les había dado no se modificaría, pero sí se reduciría el tiempo dedicado a tareas administrativas gracias a los sistemas. Asimismo, los roles funcionales se adaptaron, siendo redefinidas las responsabilidades de cada uno, en este caso agregándoles valor. Con esto se ha conseguido una mayor motivación de cara al proyecto. El propio departamento de informática sufre cambios, el director de TI, José Antonio Robles, asume la dirección de planificación, y uno de los consultores de Open Solutions se incorpora al departamento de informática de Carrera y Carrera.
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