! Haga su oap al estilo Cheetah!
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  ! Haga su OAP al estilo Cheetah!Por Michelle LaBrosse, PMP, Jefe Cheetah y Fundadora, y Kristen LaBrosse, CAPM, Cheetah Learning Traducido por Rafael Díaz, Ph.D., PMP, RMP, CSM, y Roberto Toledo, MBA, PMP, Alpha Consultoría Usted se encuentra en la cocina, rodeado de ingredientes, y se le pide que prepare una comida. Conforme mira a su alrededor, se da cuenta que tiene las cosas usuales: harina, azúcar, huevos, leche, mantequilla, carne, verduras, y frutas. Usted piensa, “No hay problema, puedo preparar algo rico sin problema.” Entonces hecha una segunda mirada a su alrededor y se da cuenta que no hay estufa, no hay ollas, no hay sartenes, ni utensilios de cocina, para colmo, tampoco encuentra el recetario. Se requiere algo más que los ingredientes el preparar una buena comida, y toma más que recursos el dirigir un proyecto. Usted necesita tener estándares (temperaturas de cocción), documentación (recetas), guías (programas de cocina), economía de repetición (hacer comidas todos los días), y métricas (sus degustadores de alimentos). Su cocina es la Oficina de Administración de Proyectos (OAP o PMO, por sus siglas en inglés) de sus comidas, y donde se asegura que todos los ingredientes son puestos completos y correctos en forma tal que se producen, en forma eficiente y consistente, resultados comestibles (si no es que además deliciosos). Ahora que ya le abrí el apetito, pensemos cómo se aplica esto a un tema muy cercano y querido en nuestro corazón— ¡dirigir proyectos exitosos! La historia muestra que las compañías que tienen OAPs se desempeñan consistentemente mejor que aquellas sin OAPs. Un estudio hecho por CIO y por el Project Management Institute (PMI)® revela que mientras más tiempo tenga una compañía en operación una OAP, el porcentaje de éxito en proyectos es mayor. En este estudio, CIO y el PMI descubrieron que el 37% de las compañías con OAP con menos de un año de antigüedad reportaban aumentos en el índice de éxito de sus proyectos, mientras que aquellas compañías con OAPs con una antigüedad de 4 o más años, tenía un porcentaje de mejora en el éxito de proyectos del 65%. Igual que una buena pieza de carne para asar, mientras más marine su OAP mejores son los resultados de sus proyectos. ¿Así que cuáles son los primeros pasos que necesita tomar cuando se decide a establecer una OAP? Escoja un sabor que le guste. Las OAPs pueden venir en todo tipo de formas y medidas. Ya sea está renovando su actual OAP o está empezando de la nada, es importante que arme una OAP que refleje las necesidades de su organización. Sea que requiera un lugar donde sus gerentes de proyecto (PMs) puedan acudir para entrenarse, para conocer las mejores prácticas, por consejo y orientación, o si require una oficina central donde los PMs que son prestados a otras unidades de negocio puedan trabajar en sus proyectos; pregúntese a usted mismo y a sus pares todo esto antes de armar su OAP. !No se olvide de medir! Para poder cuantificar la tasa de éxito de su administración de proyecto con la OAP, usted necesita saber a dónde está ahora. Esto es también cierto si ya cuenta con una OAP y quiere asegurarse que puede logar éxitos mayores en sus proyectos. ¿Qué porcentaje de proyectos en su organización se completan a tiempo y dentro de su presupuesto? ¿Qué porcentaje no lo son, y por cuánto están retrasados o deficitarios? Lleve cuidadosos registros de las tazas de éxito de su proyecto, ya que esto le da una visión transparente de cómo los cambios en su OAP pueden afectar la taza de éxito en proyectos dentro de su organización. Desarrolle un recetario y compártalo. Todos tenemos ese amigo(a) que puede hacer ese increíblemente apetitoso y delicioso mole, o esos chiles en nogada, los mejores del mundo, pero se reúsa completamente a compartir la receta, ya que es un “secreto de familia.” Si bien es cierto que esto puede funcionar en el mundo culinario, es un hecho que no puede llevar a tener un proyecto exitoso. En el mundo de la Dirección de Proyectos, si alguien tiene una receta secreta para el éxito, es su trabajo como PM es conseguir esa receta. Haga su OAP el cuartel general para concentrar las mejores prácticas en dirección de proyectos (plantillas, procedimientos, planes de proyecto, lecciones aprendidas, etc.) de modo que su compañía pueda ahorrar tiempo y esfuerzo en sus proyectos futuros. Pruebe lo que hace y mejore conforme lo sigue preparando. Es importante verificar constantemente su OAP durante el proceso de implementación, así como una vez que ya esté en operación, para asegurarse que es la clase de OAP que su organización puede usar eficientemente. Si usted se da cuenta que su OAP se está volviendo muy burocrática y hacienda más lentos los proyectos, revise los procesos que implementó y adáptelos a los gustos y preferencias de la organización. Adáptelos a la cultura organizacional. !Busque llegar hasta el fondo! Una vez que su OAP ha sido implementada— ¡úsela! Los mejores pasteles no se hornean solo para mirarlos, y la OAP no se arma solo para presumir que la tiene. Asegúrese que su OAP no es solo un símbolo de Buena organización dentro de su compañía, sino una parte funcional del negocio habitual y una verdadera mejora a la forma en la que se realizan los proyectos. Las mejores OAPs son aquellas que interactúan, no las que tienen solamente un rol administrativo. No olvide verificar nuestro curso de 60 PDUs Cheetah PMO (www.cheetahpm.com). Este curso le ayudará a establecer una nueva OAP que mejor se ajuste a su organización, o también le ayudará a poner su actual OAP a ir a la velocidad de un Cheetah. Inscríbase antes de finales de este mes y reciba un descuento de $500 cuando use el código promocional YumPMO2011. Acerca de la Autora: Michelle LaBrosse, PMP, es una emprendedora dinámica y brillante que busca hacer que el éxito sea fácil, divertido y rápido. Es la fundadora de Cheetah Learning, la autora de la Serie Cheetah Success Series, y una bloguera muy prolífica cuya misión es llevar el conocimiento de la administración de proyectos a las masas. Cheetah Learning es una compañía virtual con más de 100 empleados, contratistas, y licenciatarios en todo el mundo. A la fecha más de 30,000 personas se ha vuelto “Cheetahs” usando las técnicas innovadoras de aprendizaje acelerado en Administración de Proyectos de Cheetah Learning. Cheetah Learning fue recientemente galardonada con el premio al mejor proveedor del año en el Congreso Mundial del PMI® en el 2008. Michelle es un conferencista dinámico y una líder intelectual en la comunidad de administración de proyectos, habiendo sido reconocida por el PMI como una de las 25 mujeres más influyentes en el mundo en el campo de la Administración de Proyectos. Los artículos de Michelle han aparecido en más de 100 publicaciones y en páginas electrónicos alrededor del mundo. Su columna mensual, Know How Network (la Red del Conocimiento) se publica en 400 diferentes medios impresos y electrónicos, y su boletín mensual va a más de 50,000 personas. Su programa de radio, Your World Your Way (Tu mundo, tu manera) es una transmisión semanal que muestra un enfoque práctico e inspirador de cómo lograr el éxito en la Administración de Proyectos. Michelle es egresada del programa OPM de la Escuela de Negocios de la Universidad de Harvard (Harvard Business School’s Owner President Manager’s (OPM) program), y tiene grados académicos en ingeniería por las Universidades de Syracuse y de Dayton. Alpha Consultoría (Proyecto Alpha S.A. de C.V.), empresa mexicana formada en 1997, con presencia en varios países de Latino América, formada por profesionales en Administración de Proyectos que ha diseñado servicios y soluciones especialmente enfocados a desarrollar en empresas y organizaciones las habilidades y conocimientos necesarios para incrementar radicalmente su productividad y el desempeño de sus proyectos es el representante exclusivo de Cheetah Learning en México y Latinoamérica. Alpha Consultoría es la empresa ganadora del 2009 PMI Continuing Professional Education Product of the Year Award. Consulte Cheetah PHAST – nuestra gran revista cuatrimestral http://www.cheetahphast.com/?page_id=17 |
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