Organización
de una LAN Party
Mario Ramírez Ferrero
III MÁSTER UNIVERSITARIO EN DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Departamento De Organización De Empresas Y C.M.I.
Universidad De Valladolid
Valladolid, Septiembre 2008
CONTENIDO
RESUMEN
INTRODUCCIÓN 3
TÍTULO DEL CAPÍTULO 9
Título de la sección 9
Título de la sección: Formulas, enumeraciones, notas al pie, figuras y tablas 9
Figuras 10
Tablas 10
Conclusiones 11
TÍTULO DEL CAPÍTULO 12
Título de la sección 12
CONCLUSIONES 13
INTRODUCCIÓN
Este proyecto en concreto pretende centrarse en la organización de una LAN party. Se pretende que sea un proyecto de una cierta envergadura, para que merezca la pena aplicar en él herramientas y técnicas propias de la metodología de dirección de proyectos, de forma que permitan obtener ventajas y mejoras y no supongan más trabajo añadido que el beneficio que reportan.
En concreto, el proyecto se centra en el estudio de la planificación temporal, de costes y el análisis de riesgos necesarios para llevar a cabo con éxito un proyecto de este tipo.
En el capítulo X se describe en detalle cómo va a ser el evento que se ha diseñado y que se va a planificar. Posteriormente se detallan los aspectos estudiados del mismo, que constituirían partes clave de un plan de gestión de proyecto mucho más completo que podría abordarse con más tiempo y esfuerzo, pero que se sale del alcance de este Proyecto Fin de Máster.
Descripción del evento
El evento que se ha diseñado para satisfacer los requisitos señalados en el acta de constitución y el enunciado del alcance del proyecto preliminar se ha denominado con el nombre en clave “X+P”, derivado de “Christmas Party” o Party Navideña.
La X+P tendrá lugar entre los días 2 y 4 de enero de 2009, ambos inclusive, en las instalaciones del Real de la Feria de Muestras de Valladolid.
El motivo de escoger estas fechas ha sido el evitar aumentar más los riesgos que, como se verá más adelante, conlleva programar un evento en esta época del año. El factor más determinantes ha sido sin duda el evitar restar afluencia por la coincidencia del evento con festividades tradicionalmente familiares que en la cultura española cuentan un muy elevado porcentaje de celebración entre la población, como son Año Nuevo (1 de enero) y Reyes (6 de enero), sin olvidar las famosas compras del día anterior...
La elección del emplazamiento se ha basado en el estudio de su situación, su comunicación y sus facilidades. Se encuentran situadas en la Avenida Salamanca, una de las más importantes arterias de la circulación urbana e interurbana de la ciudad, que además cuenta con una buena comunicación con el casco urbano gracias a su cercanía.
Los pabellones del Real de la Feria de Muestras se encuentran en un recito con accesos completamente controlables y cuentan con espacio de sobra para albergar con gran holgura el mínimo requerido de 500 personas, espacio para parking interno, zonas de descanso y acampada, espacios para actividades, restaurante y cafetería, posibles stands de tiendas, fabricantes o sponsors, etc.
El presupuesto del proyecto se ha fijado en 130.000€, lo cual permite un cierto margen frente al límite requerido de 150.000€ que representaba el presupuesto estimado máximo con el que podría abordarse el proyecto con garantías de financiación.
La financiación se basará principalmente en subvenciones y ayudas de organismos públicos, empresas (regionales o exteriores), centros tecnológicos o fabricantes. Una pequeña parte de la financiación estará cubierta también por una cuota de asistencia que deberán abonar aquellos que deseen reservar un sitio para su participación en el evento.
Como requisito para comenzar el proyecto se parte del punto de que se cuenta con el respaldo de las instituciones locales, entre las que deberían estar el Ayuntamiento de Valladolid, la Diputación y la Junta de Castilla y León.
Un evento de este tipo es una empresa todavía novedosa y con elevados riesgos, y sin el apoyo de estos organismos su consecución se vería seriamente afectada, ya que parece poco probable y muy difícil llegar a contar con importantes iniciativas económicas privadas que permitan sufragar el coste del evento por sí solas.
Además, una party requiere de muchas infraestructuras muy costosas y de diversos servicios paralelos que de forma privada pueden ser muy costosos y sufragados por la ciudad constituyen una importante ayuda. Facilidades como servicios médicos, policía municipal, bomberos y servicios de limpieza serían ejemplos de ello.
El evento como tal no tiene ánimo de lucro y la cuota por asistencia es una cantidad pequeña en comparación a los gastos que supone, por lo que el proyecto probablemente no tenga sentido si detrás de él no hay un fuerte respaldo tanto económico como de infraestructuras o servicios.
Pero no todo es pedir y pedir a la ciudad. Una party puede constituir un evento de gran impacto para un centro urbano, especialmente si lleva a consolidarse como un fenómeno de masas periódico, pues se traduce en un beneficio del sector servicios de la ciudad a través de la hostelería, el turismo y el comercio.
Se puede considerar así que una party es un quid pro quo para la ciudad que la acoge, una asociación en la que ambas, la ciudad y el evento, pueden salir muy beneficiados.
Fases del proyecto
Diseño del evento
Dentro de la planificación, la primera fase del proyecto es el diseño del evento. En esta fase se detalla cómo va a ser la Party, de qué va a constar, qué actividades se van a desarrollar en ella y cómo van a ser, qué servicios va a ofrecer, etc. Es una fase muy importante, pues determina cómo va a tener que desarrollarse la planificación a partir de ese momento.
El esqueleto general del diseño siguen los patrones clásicos de una Party, pero aprovechando la rápida evolución tecnológica que se está dando en esta década se han introducido elementos innovadores o sistemas que mejoran los aspectos más tradicionales de estos eventos. Por otra parte, los altos conocimientos tecnológicos que suelen caracterizar a los participantes hacen que sea posible adoptarlos sin tener que preocuparse por el tema de la usabilidad.
El diseño del evento ideado para la X+P se detalla a continuación.
Sitio web público
El primer paso es crear un sitio web para el evento en el que los internautas (y posibles asistentes) puedan ver información actualizada sobre el mismo. Además, una vez comenzado el plazo de inscripciones, éste será el medio a través del cual éstas se formalizarán y los asistentes reservarán su sitio en la Party.
Precisamente una parte muy importante de este sitio web es el sistema de reservas. Su funcionamiento se basa en una plataforma de pago por internet unida a un sistema de reserva de sitio físico en la Party. Este sistema debe ofrecer garantías de seguridad y robustez a los usuarios.
Cuando comienza el plazo de inscripciones se habilita esta sección de la web. A partir de este momento los usuarios pueden hacer una reserva pagando a través de la plataforma. Dicha reserva puede ser específica para un cierto día o para el evento completo. Una vez finalizado y confirmado el pago, el usuario escoge cuál va a ser su asiento en la Party. También se dispone de un plazo de anulación de la reserva, en el que a los usuarios les será reembolsado el importe correspondiente según las condiciones de pago y su sitio volverá a quedar libre. El sistema también permitirá reservar un sitio por varias personas siempre que sus reservas sean para días distintos, optimizando así la utilización de los puestos.
Así pues el sitio web constará de dos zonas: una pública y otra privada y de acceso restringido a los usuarios registrados que han formalizado su reserva.
Intranet
La intranet es el sitio web que sólo será visible por los participantes de la Party, desde dentro de la Party (sólo accesible desde la red interna) y durante los días que dure el evento.
Será un centro neurálgico con información actualizada de todo lo que ocurra en la Party en cada momento: resultados de competiciones, avisos, anuncios, foro, centro de descargas, etc.
Actividades
Una Party gira en torno a ciertas actividades que se desarrollan en ella. Son muchas y de muchos tipos las que se pueden incluir, pero para este proyecto hay que tener en cuenta que se trata de la primera edición de un evento y que su duración es de únicamente 3 días (algunas llegan a durar una semana entera), por lo que hay que restringir el número de las actividades que se van a desarrollar.
En este proyecto se busca impulsar con fuerza un nuevo evento, por lo que se han seleccionado tanto actividades clásicas de alto seguimiento por parte de los típicos asistentes a las parties, como los juegos en red, las conferencias, como otras innovadoras y diferenciadoras que pueden ayudar a marcar la diferencia con el resto de eventos de estas características.
De esta forma, las actividades se han dividido en cuatro grandes grupos: competiciones, conferencias y talleres, concursos y otras actividades. Éste sería el esquema detallado para la X+P Party:
Competiciones
Juegos
Escena
HW
SW
Otras
Conferencias y talleres
Compilación del kernel de linux para dispositivos embebidos
Seguridad en redes wireless
Concursos
Fografía
Disfraces
Ultimate Frisvid
FrikiTent
Muñecos frikis de nieve
Otras actividades
Infraestructura
Para poder llevar a cabo las actividades anteriormente descritas es necesario un gran despliegue de infraestructuras, lo cual constituye uno de los aspectos clave de la organización de la LAN Party.
Las más esenciales son las de electricidad y red. A la Party asistirán personas con sus equipos informáticos y diversos periféricos, por lo que es necesaria una instalación eléctrica robusta, segura y fiable que soporte una demanda eléctrica de estas características.
La infraestructura de red es la otra que no puede faltar. La base de la Party es la conectividad de los asistentes, por lo que es necesaria una red de datos de alta velocidad, bajo retardo y con robustez, ya que un pequeño fallo en la red puede ocasionar la caída de todo el sistema.
Servidores
Análisis de riesgos
Inventariado de los equipos personales de los participantes en la party con etiquetas RFID, asociadas a su acreditación y su DNI.
Securización del sistema de acreditaciones. Encriptación de datos personales.
Reservas de sitios por días.
Identificación de riesgos
TÍTULO DEL CAPÍTULO
Título de la sección
Hacer una breve introducción al capítulo que indique el objetivo del capítulo.
Título de la sección: Formulas, enumeraciones, notas al pie, figuras y tablas
Las fórmulas deben aparecer a la izquierda y estar numeradas correlativamente. Se debe dejar una línea en blanco de 11 puntos entre el texto y la fórmula, tanto antes como después. Esto no es necesario entre dos fórmulas consecutivas. Las fórmulas deben referenciarse en el texto por su número (1).
m = E / c2 (1)
Las enumeraciones se pueden realizar con el estilo “cuadrados” como figura a continuación y dejando una línea en blanco de 11 puntos entre el texto y la enumeración:
Utilizar el estilo ‘Cuadrados’ para el primer nivel
En caso de que sea necesario utilizar guiones de segundo nivel, se puede utilizar el estilo ‘puntos’:
Seleccionar estilo ‘Puntos’
Incluyendo tantos puntos como considere necesario
Igualmente con los guiones
Evitar las líneas viudas. Las notas al pie1 se numeran de forma correlativa.
Figuras
Las figuras deben estar centradas y ser claras (usar estilo ‘Centrado’). Los títulos de las figuras deben estar centrados, inmediatamente debajo de la figura, con letra Times New Roman de 10 puntos y numerados automática y correlativamente, utilice Insertar/Referencia/Título/Tabla. En el título debe indicarse la fuente bibliográfica si es el caso. Las figuras deben estar referenciadas en el texto (Figura 1).
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Figura 1.: Figura prediseñada de helado. Fuente: Kimes (1989)
Debe dejar una línea en blanco de 11 puntos justo antes del título de la tabla y otra línea en blanco entre la tabla y el siguiente párrafo. Entre el título y su tabla no debe haber separación.
Tablas
Las tablas deben estar centradas. Los títulos de las tablas deben estar centrados, inmediatamente encima de la tabla, con letra Times New Roman de 10 puntos y numerados automática y correlativamente, utilice Insertar/Referencia/Título/Tabla.
En el título debe indicarse la fuente bibliográfica si es el caso. Las tablas deben estar referenciadas en el texto (Tabla 1).
Tabla 1.. Título de la tabla. Fuente: Kimes (1998)
Ciudad
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Año
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Barcelona
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1999
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Bilbao
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2000
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Sevilla
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2001
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Vigo
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2002
|
Valladolid
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2003
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Leganés
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2004
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Gijón
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2005
|
Valencia
|
2006
|
Debe dejar una línea en blanco de 11 puntos justo antes del título de la tabla y otra línea en blanco entre la tabla y el siguiente párrafo. Entre el título y su tabla no debe haber separación.
Conclusiones
Incluir una sección de conclusiones que incluya los principales resultados.
TÍTULO DEL CAPÍTULO
Hacer una breve introducción al capítulo que indique el objetivo del capítulo.
Título de la sección
Esta es la primera sección del segundo capítulo
CONCLUSIONES
Señalar las principales conclusiones obtenidas. Estas deben estar relacionadas con la introducción y guardar la misma estructura.
BIBLIOGRAFÍA
American Airlines Annual Report (1987) The Art of Managing Yield, 22-25.
Cross, M., Cossey, A., Sussmann, S. (1999) The Word Wide Web and the hotel: on-line or off course? En Proceedings of the CHME Hospitality Research Conference, University of Surrey, Vol.2.
Bodily, S.E., Pfeifer, P.E. (1991) The Theory and Practice of Revenue Management. Kluwer Academia Publishers, Dordrecht, The Netherlands.
Kimes, P.B. (1989) Aplication of a problematic decision model to airline seat inventory control. Operations Research, 37(2), 183-97.
ANEXO
Comenzar a escribir el texto tras tres intros de tamaño 11 puntos.
INDICE DE FIGURAS
INDICE DE TABLAS
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