Facultad de contaduría y ciencias administrativas m en A mario chávez zamora






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FACULTAD DE CONTADURÍA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS M. en A.. MARIO CHÁVEZ ZAMORA

CAPITULO I
EL PAPEL DE LOS PRESUPUESTOS EN LA PLANEACION
En la planeación se puede distinguir lo que es el proceso y lo que es el contenido. El proceso consiste en determinar los escenarios y fijar objetivos, mientras que el contenido está formado por el plan de mercados, plan de insumos y plan financiero. Hasta hace una década era relativamente fácil llevar a cabo ambas partes: se conocía bien cada empresa, se conocía a la competencia, a los clientes, a los proveedores, se sabían los posibles efectos que generaría un incremento en el precio; en fin, era fácil diseñar las estrategias. Sin embargo, ahora y en lo que resta del presente siglo, ante la globalización de México, el mundo real demostrará que no es tan fácil diseñar las estrategias, suponiendo determinadas variables conocidas, porque ahora la competencia actuará de diferente manera atendiendo su cultura y su moral: el mundo político y económico repercutirá en las empresas y sus estrategias. Ahora que México se ha decidido a competir con los países industrializados y entrar en sus mercados, es necesario estar más que atentos a los fenómenos económicos, sociales y políticos que ocurran en dichas naciones. Hoy México es más sensible a cualquier cambio o circunstancia que ocurra en los países desarrollados, como lo es el Mercomun Europeo, Estados Unidos, Canadá, Japón, etc. En fin, cada día los negocios serán más afectados por las señales indirectas, que las directas; es decir, si al planear no se toman en cuenta las variables no estructurales, se estaría diseñando una planeación muy pobre y endeble ante cualquier circunstancia externa; de ahí la importancia de aprovechar el pensamiento reflexivo de los ejecutivos para simular y fijar planes de acción ante las diferentes circunstancias que puedan acontecer.
El pensamiento reflexivo al que se refiere el párrafo anterior implica que los ejecutivos respondan, por ejemplo, a los siguientes interrogantes: ¿existe realmente una ventaja diferencial que permita competir?, ¿Se atiende adecuadamente un segmento determinado del mercado que permita mantenerlo fiel a México?, ¿Se cuenta con un plan para lograr un liderazgo en costos?, ¿En que segmento de mercado se está y porque no en otro?, ¿los clientes van ha ser fieles?, ¿Qué puede pasar si se van a la competencia?, ¿Cómo pueden los competidores actuar con los clientes?, ¿los proveedores ayudaran a que se dé calidad?, ¿los recursos humanos son capaces? Y así por el estilo. Como se ve, las respuestas no son cuantificables, por lo cual requieren tener diseñada alguna estrategia a largo plazo para asegurar la supervivencia en los negocios.
Con lo anterior no se quiere dar la idea de que la parte estructurada y cuantificable de la planeación no sea importante, sino que se debe considerar también la parte no estructurada que hoy en día ha cobrado mucho auge, ya que sólo así se efectuará una planeación integral.
Los presupuestos siguen siendo valiosos, en la medida que sirven de guía, que ayudan a monitoriar si lo implantado está bien y se están logrando los resultados esperados. Hay que recordar que mientras no se sepa lo que s quiere, no podrá llevarse a cabo un plan: no hay que olvidar que la planeación debe ser dinámica, dado que los clientes, los proveedores y quienes fijan la economía y la misma organización está integrada por seres humanos.
En una época de cambios es cuando más se requiere planear. Sucede como en los aviones: el capitán usa los instrumentos cuando hay mal tiempo; cuando hay buen tiempo no los necesita. Por ello, el esfuerzo en esta actividad debe de ser más intenso; lo relevante ahora es que no podemos ignorar ese ángulo no cuantificable, que cada día afecta más, dado que las variables son muy cambiantes y difíciles de predecir.
Todas las organizaciones hacen planes. En todas ellas los ejecutivos planean el futuro de la organización; es decir, determinan sus objetivos y el mejor método para lograrlos. Una empresa que no trabaje sujeta a planes constituye simplemente una masa amorfa, incoherente, sin dirección alguna.
Aunque la mayoría de los directivos elaboran planes, hay diferencias considerables en la forma de planificar. Algunos formulan planes sin que trasciendan la esfera intelectual; otros hacen apuntes y borradores de estimaciones, sin aplicar técnicas científicas; otros expresan sus planes en términos cuantitativos y los trasladan a hechos en forma ordenada y sistemática. Esta manera de planificar se conoce como presupuestos. Los que se estudiaran en este capitulo son los que se expresan en términos monetarios, aunque hay algunos que se expresan en unidades de producto, número de empleados, unidades de tiempo u otras cantidades no monetarias, que forman parte del área de la ingeniería industrial.
Los presupuestos son una excelente herramienta que facilita la administración por objetivos, estableciéndole a la administración metas a lograr, expresados en términos monetarios, tales como valor económico agregado, tasa de rendimiento sobre inversión, tasa de rendimiento sobre capital, nivel de endeudamiento, determinada posición de liquidez, etcétera. Esto propicia una evaluación eficiente durante el periodo presupuestal. También los presupuestos colaboran para dirigir una empresa mediante la administración por excepción, coadyuvando de esta forma a cumplir los compromisos contraídos y canalizar la energía a las áreas más relevantes que requieren la atención de la alta dirección.

Se analizará el presupuesto maestro con sus dos grandes divisiones: el presupuesto de operación y el presupuesto financiero, que unidos permiten plasmar el futuro de la empresa para un determinado año, futuro que queda plasmado a través del estado de resultados presupuestado, el estado de situación financiera presupuestado y el estado de flujo de efectivo presupuestado.
1.-ESTANDARES Y PRESUPUESTOS
Para desarrollar un presupuesto especialmente el de producción es necesario mantener costos estándar actualizados, con el propósito de que faciliten la elaboración del presupuesto de requisiciones de materia prima, mano de obra y gastos de fabricación indirectos, ya que de otra forma se determinarían en forma muy imprecisa. De lo anterior se desprende que el uso de los estándares es vital para el plan presupuestal, ya que son un subconjunto del conjunto llamado presupuesto.

EL PROCESO DEL PRESUPUESTO
La elaboración del presupuesto puede fundamentarse mediante un enfoque contable o administrativo. La diferencia entre uno y otro es igual a la que existe entre la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa.
Desde el punto de vista de la contabilidad financiera, el producto final del proceso del presupuesto son los estados financieros que ella genera. La única diferencia es que en la contabilidad administrativa los estados financieros presupuestados son estimaciones de lo que ocurrirá en el futuro y no datos históricos de lo ocurrido en el pasado.

En la época actual es importante que al diseñar los presupuestos no se olvide que su producto final serán los estados financieros presupuestados, los cuales deben ser elaborados conforme a los lineamientos del B-10, B-12 y sus circulares respectivas. Debido a que este enfoque se centra en la contabilidad administrativa, se analizará el proceso del presupuesto desde ese punto de vista.

ELECCION DE LOS PERIODOS
El periodo conveniente para un presupuesto es un año. La mayoría de las compañías preparan presupuestos anuales mientras que otras lo hacen en forma semestral o trimestral. Al término de cada periodo se revisan los presupuestos y se analiza el comportamiento real con respecto a lo planeado, con el fin de que se realicen los ajustes necesarios. Cada empresa elige el periodo que mejor convenga a sus necesidades.
El presupuesto se puede dividir por meses. El mes constituye el periodo básico para comparar lo real y lo presupuestado. Sin embargo, el presupuesto puede también dividirse por trimestre o por semestre, según se considere oportuno. Es necesario recordar que la función fundamental de los presupuestos es su utilización como instrumento de control administrativo. Cuando dentro del periodo presupuestal ocurran cambios significativos en algunos elementos básicos como la inflación, el costo del dinero, sueldos y salarios, tipo de cambio, crecimiento del PIB en México, etcétera, deben ser considerados en el análisis de control. También deben considerarse variantes en el mercado propio de la empresa o bien de la competencia, capital de trabajo, capacidad instalada, etcétera. Ante un cambio en las variantes antes mencionadas, el mismo se debe evaluar y adoptarse o no una medida en consecuencia. Una vez que se decide esa modificación, se debe actualizar el presupuesto maestro.
2.-ORGANIZACIÓN PARA LA PREPARACION DE PRESUPUESTOS
Un comité de presupuestos, constituido por varios miembros de la alta gerencia, puede vigilar la preparación de estas indispensables herramientas. Este comité debe fijar las pautas generales que la organización debe seguir y coordinar los presupuestos que por separado preparen las diversas unidades de la organización, resolviendo las diferencias que surjan entre ellas, para luego someter el presupuesto final a la consideración del director general y del consejo. En una compañía pequeña esta tarea la realiza el propio director general o el director administrativo.
Las instrucciones deben ser transmitidas a través de las vías de mando ordinarias y el presupuesto debe devolverse para su revisión y aprobación por los mismos canales.
El punto crucial radica en que las decisiones sobre el presupuesto deben ser elaboradas en la línea y la planeación final por el director. Por lo tanto, el staff sólo aconseja ciertas medidas, pero no es quien decide. Esta función la lleva a cabo el director de presupuestos, quien depende del contralor de la empresa.
Las funciones principales del director de presupuestos consisten en informar sobre la mecánica de la preparación a través de medios computacionales y de telecomunicaciones o bien de cómo llenar las formas o cédulas; proporcionar los supuestos macroeconómicos y microeconómicos sobre los cuales se desarrollarán los presupuestos; proporcionar los datos del ejercicio o ejercicios pasados útiles para su elaboración; hacer los cálculos necesarios para traducir las decisiones que tome la línea; reunir las cifras del presupuesto y vigilar que cada una de las partes entregue a tiempo sus propuestas.
Una vez determinado el periodo presupuestario, el comité de presupuestos se debe dedicar a la elaboración del instrumento. Debe solicitar formalmente a todos los otros integrantes de la organización que presenten sus objetivos y expectativas, haciendo hincapié en las ventajas que se derivan de una buena elaboración presupuestal.
Es indispensable la coordinación de todas las áreas si se quiere lograr la eficiencia. Por ello, se requiere fijar fechas límite en las que la información de cada departamento debe estar a disposición de dicho comité. Aquí es de gran ayuda la utilización de un camino critico (diagrama de flujo que ejemplifica el proceso de desarrollo de un presupuesto) para determinar los puntos que requieren mayor atención del comité de presupuestos.

EJECUCION DE LOS PRESUPUESTOS

La tarea de elaborar el presupuesto es de todos, desde los obreros hasta la alta gerencia. Por esta razón se hace necesario formular manuales específicos de las actividades que deberán desarrollarse, como para cualquier otra labor administrativa.

CONTROL DEL PRESUPUESTO

Esta labor debe ser desarrollada por el comité de presupuestos para localizar y resolver situaciones perjudiciales en el momento en que aparezcan y evitar que generen mayores problemas. Este control se realiza partiendo del sistema presupuestado con lo real, se determinan las variaciones que deben ser estudiadas y analizadas. Finalmente, se procede a realizar los ajustes necesarios, con el fin de eliminar la deficiencia y modificar el presupuesto si fuera necesario. Debido a que las operaciones de las empresas crecen día a día en volumen y complejidad surge la necesidad de analizar y controlar los resultados detallados de las operaciones, bajo los factores de tiempo, eficacia y versatilidad, para poder compararlas con la planeación presupuestal, a partir de lo cual surge la necesidad de utilizar un sistema computarizado. Algunas de las características que en la actualidad buscan las empresas son la rapidez y eficacia en el manejo de información, ya que de esto depende gran numero de decisiones.


MANUAL DEL PRESUPUESTO

Es necesario que se elaboren por escrito las políticas, los métodos y los procedimientos que regirán el presupuesto, lo que se logra mediante la elaboración de un manual de presupuesto adecuado.
Dicho manual debe contener los siguientes requisitos:



  1. Los objetivos, finalidades y funcionalidad de todo el plan presupuestal, así como la responsabilidad que tendrá cada uno de los ejecutivos o miembros del personal que tiene asignada un área de responsabilidad presupuestal.

  2. El periodo que incluirá el presupuesto, como la periodicidad con que se generaron los informes de actuación.

  3. Toda la organización que se pondrá en funcionamiento para su perfecto desarrollo y administración.

  4. Las instrucciones para el desarrollo de todos los anexos y formas que configurarán el presupuesto.


Son innegables las ventajas que ofrece la elaboración de dicho manual. Entre ellas se cuentan que es un medio informativo muy valioso para todos los integrantes de una organización, ya que en él se delimita la autoridad y la responsabilidad de cada participante.

3.-¿ QUÉ ES UN PRESUPUESTO?
Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.
Los principales elementos de un presupuesto son:


  • Es un plan: significa que el presupuesto expresa lo que la administración tratará de realizar, de tal forma que la empresa logre un cambio ascendente en determinado periodo.




  • Integrador: indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Es un plan visto como un todo, pero también está dirigido a cada una de las áreas, de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no identifica con el objetivo total de la organización. A este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran.



  • Coordinador: significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. Si estos planes no son coordinados, el presupuesto maestro no puede ser igual a la suma de las partes, lo cual crea confusión y error.




  • En términos financieros: indica la importancia de que el presupuesto sea representando en la unidad monetaria para que sirva como medio de comunicación, ya que de otra forma surgirían problemas en el análisis del plan maestro. Por ejemplo, al hacer el presupuesto de requisición de materia prima, primero es necesario expresarlo en toneladas o kilogramos, y después en pesos; el presupuesto de mano de obra, primero en horas hombre y después en pesos.



  • Operaciones: uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es la determinación de los ingresos que se pretende obtener, así como de los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible.




  • Recursos: no es suficiente determinar los ingresos y gastos del futuro; la empresa también debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra, básicamente, con la planeación financiera, que incluye:




  1. Presupuesto de efectivo.

  2. Presupuesto de adiciones de activos (inventarios, cuentas por cobrar, activos fijos)




  • Dentro de un periodo futuro determinado: un presupuesto siempre tiene que estar en función de un cierto periodo.


Después de analizar la definición anterior, se puede afirmar, en términos más sencillos, que el presupuesto de una empresa consiste en cuantificar en términos monetarios la toma de decisiones anticipada y los objetivos trazados, de manera que permitan visualizar su efecto en la empresa para servir como herramienta del control administrativo.


4.-VENTAJAS QUE BRINDAN LOS PRESUPUESTOS
Las ventajas que se mencionan a continuación ayudan a lograr una adecuada planeación y control en las empresas:



  1. Motiva a la alta gerencia para que defina adecuadamente los objetivos básicos de la empresa




  1. Propicia que se defina una estructura adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada una de las partes que integran la organización



  1. Cuando existe la motivación adecuada incrementa la participación de los diferentes niveles de organización.




  1. Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables.



  1. Facilita a la administración la utilización óptima de los diferentes insumos.




  1. Facilita la coparticipación e integración de las diferentes áreas de la compañía.



  1. Obliga a realizar un autoanálisis periódico.




  1. Facilita el control administrativo.



  1. Es un reto que constantemente se presenta a los ejecutivos de una organización para ejercitar su creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la empresa.




  1. Ayuda a lograr mayor eficacia y eficiencia en las operaciones.


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