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BPM - BUSSINES PROCESS MANAGEMENT

 (GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO)


ALEXANDER MADROÑERO

ARNOLD LEANDRO RODRIGUEZ GALINDO

DAVID SANTIAGO CUBILLOS NUÑEZ


ESCUELA COLOMBIANA DE CARRERAS INDUSTRIALES

FACULTADA DE CIENCIAS E INGEINIERIA

INGENIERIA DE SISTEMAS

BGOTA D.C.

2012

BPM - BUSSINES PROCESS MANAGEMENT

 (GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO)


Trabajo que soporta la exposición realizada en clase y documento de consulta sobre BPM

ALEXANDER MADROÑERO

ARNOLD LEANDRO RODRIGUEZ GALINDO

DAVID SANTIAGO CUBILLOS NUÑEZ

Docente

PEDRO HUMBERTO CASTAÑEDA|

Ingeniero

ESCUELA COLOMBIANA DE CARRERAS INDUSTRIALES

FACULTADA DE CIENCIAS E INGEINIERIA

INGENIERIA DE SISTEMAS

BGOTA D.C.

2012

CONTENIDO


CONTENIDO 3

GLOSARIO 3

1.INTRODUCCION 4

1.OBJETIVOS. 5

1.1OBJETIVO GENERAL 5

2.BPM - BUSSINES PROCESS MANAGEMENT   6

2.1ORIGENES y EVOLUCIÓN - BPM 6

2.2DEFINICION ADMINISTRATIVA DE BPM 8

2.3DEFINICION TECNOLOGICA DE BPM (BPMS Business Process Management System) 9

2.4CARACTERISTICAS 11

2.4.1Elementos 11

2.4.2Los 10 factores clave de un sistema BPM 12

2.4.3Clases 14

2.5BENEFICIOS Y DIFICULTADES 14

2.5.1Beneficios 14

2.5.2Dificultades 15

2.6MERCADO 16

2.6.1Productos y Proveedores 16

3.CONCLUSIONES 17

4.BIBLIOGRAFIA 17

5.INFOGRAFIA 17



GLOSARIO





  • Negocio: relativo a un dominio, compañía o ámbito donde ciertas reglas y acciones necesitan aplicarse para conseguir una meta.

  • Meta de Negocio: Un objetivo a ser satisfecho dentro del ámbito del negocio, que proporcionará, en alguna forma, un beneficio/ganancia para la compañía.

  • Proceso de Negocio: Secuencia de acciones realizadas por personas y sistemas para conseguir una meta de negocio.

  • Planeación Estratégica: Conjunto de actividades periódicas permanentes que la organizaciones llevan a cabo con el objetivo de definir hacia donde han de orientar esfuerzos y recursos.

  • Entrega de Valor: se refiere a ejecutar la propuesta de valor, asegurando que la TI genere beneficios en la estrategia; concentrándose en generar optimización en costos, resultados y procesos.





  1. INTRODUCCION


El presente documento resume el tema de BPM – (BUSSINES PROCESS MANAGEMENT) Gestión de Procesos de Negocio el cual servirá como material de estudio y consulta para los alumnos del curso 6AN de la materia de Sistemas de Información Gerencial – Facultad de Ciencias e Ingeniería DE LA Escuela Colombiana de Carreras Industriales.

1.OBJETIVOS.

1.1OBJETIVO GENERAL



Desarrollar una presentación en la que se socialice la metodología de BPM - (BUSSINES PROCESS MANAGEMENT) Gestión de Procesos de Negocio el para los alumnos del curso 6AN de la materia de Sistemas de Información Gerencial

.

2.BPM - BUSSINES PROCESS MANAGEMENT  

2.1ORIGENES y EVOLUCIÓN - BPM


Para reconocer el contexto y las características necesarias para la aplicación de este tipo de aplicaciones es necesario recordar por lo menos 3 etapas de su evolución.

Los actuales sistemas ERP obtuvieron su detonante cuando la historia de la reingeniería apareció como un precedente vital para el desarrollo de una administración efectiva dentro de las organizaciones.
El estudio realizado por Michael E. Porter en 19851 fue un gran aporte, y uno de los fundamentos más fuertes que dieron origen a los sistemas ERP quien introdujo por primera vez el concepto de “Cadena de valor”. Cabe entonces, hacer una reseña más específica acerca de lo que pretende Porter con su propuesta. El análisis de la cadena de valor es una visualización de la organización mediante la cual se descompone una empresa en sus partes constitutivas, buscando identificar fuentes de ventaja competitiva en aquellas actividades que generan valor. Dicha ventaja competitiva se obtiene cuando la empresa desarrolla e integra las actividades de su cadena de valor de forma menos costosa y mejor diferenciada que sus rivales. Llamada Ola 1
A partir de 1990 con la agresiva y revolucionaria propuesta realizada por Michael Hammer y James Champy2, es que aparece de forma nítida el concepto de reingeniería de procesos, para ellos la reingeniería es:

“la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez”

En términos generales, la Reingeniería es una metodología apropiada para revisar y rediseñar procesos, así como para implementarlos, enfocándose en agregar valor a cada uno de los pasos de un proceso y eliminar aquellos que no den o no puedan dar ningún valor agregado, siendo muy apropiada para generar organizaciones horizontales y organizaciones por procesos, así como para reducir costos, tiempos de procesos, mejorar el servicio y los productos, como también para mejorar la motivación y la participación del personal. Llamado ola 2

Después de haber surgido la reingeniería, aparece Tomas H. Davenport3, el cual destaca el papel que cumplen las Tecnologías de información, ya que las muestra como las facilitadoras y conductoras de la innovación y la reingeniería de los procesos de negocio, así un ciclo de mejora continua podría ser implementado como una etapa de “post-reingeniería” seguida de la innovación. Llamado ola 3

Actualmente, Reingeniería es un término genérico dentro del cual se pueden ubicar la Reingeniería como tal, desde el punto de vista de Hammer, pasando por Streamlining, Mejoramiento de Procesos, Downsizing, Reestructuración, Transformación, y la Reinvención de Procesos. Esta generalización del término hace importante discutir antes de su aplicación, no solo la metodología, sino sobre todo la meta y el enfoque de su aplicación.

Así pues, BPM retoma todas las tecnologías y técnicas desarrolladas durante las tres olas de su evolución en un todo unificado, que se convierte a su vez en un nuevo fundamento sobre el cual se construye la organización; una organización más sintonizada con la nueva naturaleza de los procesos de negocio y su administración.

Como en tantas otras tecnologías emergentes, existe una cierta confusión en los últimos tiempos acerca del significado y las características la administración de procesos de negocio en toda su extensión. La gestión de procesos de negocio de una organización abarca aspectos mucho más amplios que la propia tecnología inmersa en BPM, fundamentalmente toca aspectos de tipo cultural, organizacional e incluso legislativos, existiendo sin embargo un consenso suficientemente amplio hoy en día acerca de un nivel tecnológico independiente, a partir del cual es posible diseñar, automatizar/ejecutar y medir los procesos de negocio y además con la capacidad de predecir la evolución de esos mismos procesos, con objeto de adecuar las organizaciones a eventuales sobrecargas o disminuciones de actividad.

La gestión de los procesos de negocio o lo que es lo mismo, su control y optimización mediante la automatización e integración dentro de la estructura de sistemas de información de una gran corporación, resulta, a los ojos de los analistas internacionales, como la categoría emergente por excelencia en la actualidad.


2.2DEFINICION ADMINISTRATIVA DE BPM


Después de la aparición de la reingeniería, en donde el sistema de información más característico fue el ERP, el contexto mundial fue el de una globalización acelerada, la cual traía consigo muchos retos y oportunidades para las nuevas empresas.

Hoy por hoy, el contexto ofrece nuevos tópicos para la gestión de las organizaciones, ahora es muy común hablar de hipercompetitividad, del cambio constante, del poder que han adquirido por nuevos agentes externos relacionados a la organización y de la importancia que tiene el comercio electrónico, la gestión del conocimiento y las cadenas de valor extendidas como factores que deben ser manejados correctamente para alcanzar el éxito en la organización.

Para atender todas estas tendencias que exige el contexto actual, las organizaciones necesitan valerse de herramientas que permitan su consolidación y una correcta gestión de sus procesos Front-Office, es decir de todos los procesos que aportan mayor valor a los productos o

Servicios, procesos en los que se necesita más de la creatividad y el conocimiento de las personas que de su capacidad para realizar tareas repetitivas. Además, el uso de estas herramientas también debe permitir gestionar los procesos Back-Office, lo que quiere decir

Que se pretende tener la posibilidad de gestionar todos y cada uno de 13los procesos tanto principales como de apoyo para lograr una organización competitiva y exitosa

BPM es un método, un proceso, un sistema y un estándar que extiende y permite la ejecución de cualquier teoría administrativa y facilita la formalización y adopción rápida de nuevas teorías en un negocio. Si por ejemplo, la aproximación al cambio de una teoría es Six Sigma o una metodología similar de administración total de calidad, la administración de procesos permite a la compañía a alcanzar sus metas a un menor costo y con menor traumatismo, si por el contrario la organización está buscando el cambio basado en reingeniería radical, la administración de procesos afrontará el cuello de botella generado por las TI y evitará discontinuidades. BPM es completamente indiferente a cada teoría o método administrativo,

Busca solamente administrar el proceso donde se necesite aplicar cualquier práctica de negocio que una compañía desee usar. Además, BPM brinda a las personas del negocio las herramientas y metodologías necesarias para descubrir, crear, mejorar y desplegar

Procesos de negocio; de esta manera, los dueños del proceso tienen la posibilidad de evaluarlo y de realizar los cambios (en tiempo real) que requiera, asegurando que todas las personas que intervienen en el proceso van a ser notificadas. Se concluye entonces que BPM

Consiste en administrar los procesos de negocio de principio a fin, mediante el uso de nuevas tecnologías de tal forma que se pueda responder de la manera esperada ante el cambio.

2.3DEFINICION TECNOLOGICA DE BPM (BPMS Business Process Management System)


De acuerdo con Howard Smith y Peter Fingar, avalados por la BPMI (Business Process Management Initiative) y la WFMC (Workflow Management Coalition), hoy en día ya se puede decir que “los BPMS permiten a las empresas modelar, implementar y gestionar los procesos de negocio, que abarcan múltiples aplicaciones empresariales, departamentos, y ‘partners’, detrás de los cortafuegos y sobre Internet. Los BPMS son una nueva categoría de software y abren una nueva era en la infraestructura de las TI.”

Los BPMS pueden ser vistos de dos formas: a) como una nueva plataforma sobre la cual serán construidas la próxima generación de aplicaciones, o b) como una nueva capacidad profundamente incrustada en las categorías existentes de sistemas. En cada caso, adquiriendo los BPMS, las empresas ganan un control sin precedentes sobre la gestión de los procesos y recursos, dándole a su vez más valor a sus sistemas y aplicaciones existentes, y acelerando el logro de los objetivos del negocio.

Los BPMS deben de reunir tres requerimientos obligatorios: Flexibilidad extrema, Fiabilidad y Seguridad. Deben poseer capacidades de escalabilidad, alto rendimiento, tolerancias a fallos y calidad de servicio, para poder ser aceptados como un componente de misión crítica de la infraestructura. Y desde que esta tecnología ha pasado la frontera de la empresa para dirigirse al exterior, éstos deben también ofrecer niveles avanzados de seguridad

Un BPMS puede ser definido como un conjunto de utilidades de software para definir, modelar, implementar y mejorar procesos de 15negocio que cumplen con un grupo de características técnicas necesarias para aplicar el concepto de BPM



Los BPMS surgen como una herramienta que facilita el tipo de administración enfocada en la gestión de procesos de negocio, ya que permite la aplicación de diferentes teorías administrativas y permite explorar nuevas formas de administrar procesos

Anteriormente, las aplicaciones manejaban de forma individual los datos que necesitaban para su ejecución; de esta forma había inconsistencia y redundancia en los datos debido a la falta de integración entre las aplicaciones. Las bases de datos reunieron y almacenaron los datos en un solo lugar y las aplicaciones simplemente accedían a estos para que se pudiera concentrar la información de la compañía en un solo lugar, lo que permitía que su consulta fuera más fácil y confiable. Los BPMS pretenden extraer los procesos de las diferentes aplicaciones de software y almacenarlos en un repositorio de procesos; las aplicaciones que apoyen los procesos deberán acceder a este repositorio para consultarlos y trabajar sobre ellos. Una vez más se pretende integrar la información de la compañía, claro que 16a un nivel más elevado, pues con los BPMS se busca la integración completa de toda la compañía.


2.4CARACTERISTICAS

2.4.1Elementos


El BPMS ideal integra los procesos manuales y automáticos a través de las diferentes unidades de negocio, aplicaciones y los límites de la empresa (fuera de esta), esto último se está convirtiendo en algo muy importante para las organizaciones, extendiendo la administración de la cadena de valor hasta los dominios de terceros. Un BPMS ideal debe tener ciertos elementos claves, que se enumeran a continuación.

  • Modelamiento de procesos de negocio.

  • Proveer entornos de desarrollo de aplicaciones para colaboración entre procesos de negocio.

  • Generación, actualización y publicación de documentación de procesos.

  • Simulación de procesos de negocio para evaluar su comportamiento en situaciones de carga exigidas en determinados momentos del proceso.

  • Integración de información proveniente de otros sistemas de negocio.

  • Automatización de procesos.

  • Colaboración entre las empresas que participan en la cadena productiva de la organización.

  • Despliegue de aplicaciones que soportan el proceso en condiciones tales que no se requiere mayor conocimiento y experiencia de un usuario final.

  • Análisis de procesos y comportamiento de la operación.

  • Gestión de ciclo de generación publicación y consumo del conocimiento generado en la operación del proceso.


2.4.2Los 10 factores clave de un sistema BPM


BPM (Business Performance Management), es uno de los términos que más están sonando últimamente en el mundo de la gestión empresarial y del Business Intelligence.

Básicamente, se trata de controlar el funcionamiento del negocio a través de una suite de productos diferentes. Es como un 'paraguas' que recoge herramientas de diverso tipo: reporting, análisis, planificación, presupuestación, modelización, dashboards, scorecards, etc...

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Digamos que, en este caso, lo más importante es el objetivo funcional o de negocio a conseguir y tratar de integrar todas estas herramientas de forma coherente.

BPM es una herramienta para los managers, no como un ERP, y es muy importante definir e integrar los procesos de negocio.
Por ello, lo más importante será elegir una solución BPM única, en lugar de comprar por separado. Pero cómo esto es difícil, desde el punto de vista del gasto y reutilización de los sistemas existentes, habrá que poner el foco también en integrar y homogeneizar las soluciones actuales.
Los 10 factores clave para el éxito en una implementación de un sistema BPM serían:

1. Tenemos que obtener información relevante para nuestro negocio. No el día a día como un CRM o ERP. Además se tiene que hacer con un acceso rápido, con información exacta, actualizada y con la posibilidad de establecer alertas.

2. Poder hacer análisis predictivo. Se trata de ser proactivo en la toma de decisiones, para poder detectar anomalías, hacer forecasts, lanzar nuevos productos, cambiar procesos actuales...

3. Establecer procedimientos de control, mediante la implementación de reglas de negocio, sistemas de monitorización en un sistema separado y controlable diferente al ERP y CRM.

4. Unificación e integración. Quizás sea uno de los elementos claves. Poder tener un entorno homogéneo, con datos reales, de presupuesto y de forecasts combinados, con un sólo sistema de cálculo y un repositorio común.

5. Facilidad de uso. Debido a quienes son los usuarios potenciales, será necesario llevar la facilidad de uso a todos los ámbitos: facilidad de implementación, facilidad en la entrada de datos, facilidad de análisis y reporting, integración con excel, web interface...

6. Cumplimiento de las normativas vigentes. Estos sistemas BPM deben adecuarse a las normativas contables, legales, financieras vigentes en cada país, en cada momento.

7. Grandes posibilidades de workflow, controlando los procesos de planificación y presupuestarían, estableciendo prioridades, consolidaciones, 'scheduled' de tareas...

8. Debe ser un sistema ágil, que detecte rápidamente los problemas y errores, y sea capaz de implementar las mejoras y novedades en poco tiempo.

9. Autonomía en cada nivel. Para mejorar el sistema BPM es necesario dar autonomía en la forma de gestión y manejo a cada área dentro del proceso: IT, usuarios, servicios centrales, delegaciones...

10. Establecer un entorno colaborativo, es decir, poder compartir documentos y entrada de datos entre usuarios. Muy importante en el proceso de elaboración/aprobación de presupuestos, establecer relaciones jerárquicas, etc...

2.4.3Clases

2.4.3.1Gestión Documental


La gestión de los datos es importante para cualquier empresa. Proporciona cada día información crucial para las aplicaciones empresariales y los procesos de negocio. La satisfactoria y oportuna gestión de los datos es un factor fundamental para que los sistemas de TI respondan a las nuevas y cambiantes exigencias de las empresas.

2.4.3.2Modelamiento de Procesos


Proporcionan maneras de expresar procesos del negocio o estrategias en términos de actividades económicas y comportamiento de colaboración así que podemos entender mejor al proceso del negocio y a los participantes en el proceso.

Los modelos son provechosos para documentar, para la complejidad que comprende y para la complejidad que se comunica. Documentando procesos del negocio de varias perspectivas y ayudan a gerentes a entender sus condiciones.

2.4.3.3Simulación


Con el ayudante del software de la simulación, las gerentes pueden entender sus procesos del negocio como nunca antes.

Este tipo de software puede demostrar el flujo del trabajo a través de un sistema usando gráficos. Esto permite que las gerentes vean claramente donde los problemas pueden surgir, y da indicaciones de cómo mejorarlos.

Una vez que se identifiquen las áreas problemáticas, el software se puede utilizar para simular un cambio en cualquier parámetro que el usuario desee. De esta manera, las compañías pueden obtener la información necesaria para decidir si deben cambiar sus procesos del negocio en la marcha.

2.5BENEFICIOS Y DIFICULTADES

2.5.1Beneficios


La solución de Business Process Management es un conjunto de herramientas para modelar, gestionar y optimizar los procesos de negocio de la organización, uniendo personas, conocimientos y sistemas de negocio. Esta solución ofrece una detallada y actualizada vista panorámica sobre la organización, que mejora la toma de decisiones, la planificación del escenario, la gestión en curso de la organización y otros beneficios como:

  • Integración: Integración de personas, sistemas, información y procesos.

  • Automatización de procesos: Normas de Workflow, creación de procesos alternativos y de manejo de excepciones, interfaces personalizadas en función del rol.

  • Interacción: Capacidad para que clientes, partners y empleados puedan interactuar y hacer transacciones en tiempo real basadas en los procesos y las normas de negocio definidos (Desarrollo conjunto de productos, Planificación, previsión y reposición cooperativa, Gestión de aprovisionamiento y pedido, Logística y operaciones, Calidad y Servicio de Atención al Cliente

  • Análisis proactivo de procesos: monitorización en tiempo real de las estadísticas de los procesos de negocio con el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (Pis), localización de deficiencias de los procesos y generación de informes

2.5.2Dificultades


  • Requiere de un análisis más complejo.

  • Los procesos necesitan dueños claramente definidos.

  • Adoptar una estructura orientada a los procesos normalmente implica una modificación seria de las relaciones de poder en una organización: el poder ya no radica en la estructura, sino en los resultados y cómo se contribuye a generar valor.

  • Un programa de control estratégico completo, demanda:

    • Diseñar indicadores para el seguimiento del progreso estratégico

    • Construir sistemas para capturar y distribuir los resultados

    • Crear procesos administrativos para evaluar los resultados reportados.

  • Normalmente no se ve como procesos a las tareas de procesamiento de información (salvo que sean de una naturaleza altamente transaccional y repetitiva, como en el caso de la banca).

  • Como la gente no está acostumbrada a visualizar su trabajo en términos de procesos, es difícil conseguir una visión de cómo será el proceso en el futuro.


2.6MERCADO

2.6.1Productos y Proveedores


  • Microsoft.

    • Enterprise Application Integration (EAI)

    • Business-to-business application integration

    • Business Process Management (BPM) Internet Business

    • Digital Rights Management

    • Extranet/Hosting

    • Web Application/Portal Development

    • Web Based Workflow/Orchestration Solutions

  • Oracle

Proporciona potentes soluciones para modelado de procesos eBusiness, tales que pueden analizar, documentar y mejorar los

Complejos procesos empresariales.

  • AllFusion Process Modeler crea modelos que permiten a las empresas documentar claramente los factores importantes, como las actividades y los recursos necesarios, y la forma de llevar a cabo dichas actividades. Este modelo proporciona una visión integrada de la forma en que la empresa lleva a cabo sus tareas.

  • SAP

SAP Netweaver: Es una plataforma abierta de integración y aplicación que ofrece reducción de costos de propiedad, cuyo su objetivo es la integración de los sistemas, buscando enlazar negocios, personas e información. Su diseño es completamente extensible e interopera con otras plataformas, tales como Microsoft .Net e IBM Websphere.

3.CONCLUSIONES


El BPM, con sus enfoques evolucionados y una tecnología punta, los BPMS, ha emergido como el elemento clave para proveer a las organizaciones de esa "Agilidad" y "Flexibilidad" necesaria para responder de una forma efectiva a los nuevos cambios y oportunidades de mercado.

Entrar en la e-Economía, ya bien a través del e-Business o del eGobierno supone, para las empresas, ganar en competitividad y ampliar las posibilidades de su negocio, pero para ello es imprescindible que sus procesos de negocio estén optimizados y tengan la habilidad de responder y adaptarse rápidamente a las condiciones y necesidades cambiantes de mercado

4.BIBLIOGRAFIA


HAMMER, Michael y CHAMPY James, (1995) Reingeniería, Editorial Norma

5.INFOGRAFIA



http://www.club-bpm.com/ApuntesBPM/ApuntesBPM01.pdf
http://www.gravitar.biz/index.php/tecnologia_negocios/bpm-business-process-management/
http://www.gravitar.biz/index.php/tecnologia_negocios/bpm-business-process-management/
http://www.auraportal.com/ES/ES0-WIP-ProductDemo.aspx
http://www-01.ibm.com/software/solutions/soa/innov8/innov8game.jsp



1 Porter [16]

2 HAMMER, Michael y CHAMPY[18]

3 DAVENPORT y SHORT [19]

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