Hay un hecho poco conocido dentro de la historia de la Administración. Si bien es cierto que Taylor y Fayol, en países distintos trabajaron en sus teorías al






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Auditoria administrativa

Temas 5 y 6
Hay un hecho poco conocido dentro de la historia de la Administración. Si bien es cierto que Taylor y Fayol, en países distintos trabajaron en sus teorías al mismo tiempo, la obra de Taylor se conoció puede decirse que de inmediato, mientras que los escritos de Fayol permanecieron guardados durante algún tiempo en Francia, siendo publicados en Estados Unidos en 1925, siete años después que Taylor falleciera en 1918. Veamos lo que sucedió en una primera etapa.

En su obra clásica titulada "Administración General e Industrial", Fayol hablaba de las seis funciones básicas que se realizan en cualquier organización. En ella, el autor definió que "el mejor método para examinar una organización y determinar las mejoras necesarias es el estudio de su mecanismo administrativo", cita pionera de lo que hoy se conoce como auditoria administrativa.

Para 1935, James McKinsey, considerado como otro de los pioneros de esta disciplina, escribió que toda empresa "debe realizar una auto auditoria periódica de su funcionamiento", lo cual constituyó la primera referencia formal sobre el tema, en la cual se observan dos elementos importantes. Por un lado, se habla de la revisión del desempeño como una tarea intrínseca en las empresas, y por otro lado, señala que ésta debe hacerse con alguna regularidad.

Theodore J. Kreps, a la sazón profesor de la Universidad de Standford, en 1940 estableció, basándose en lo dicho por McKinsey pocos años atrás, que la revisión del funcionamiento debía hacerse en seis áreas organizacionales, a saber: empleo, producción, consumidores, ventas, nómina y dividendos e intereses. La importancia de su opinión radica en que así se comenzaron a estructurar los procesos de revisión administrativa en áreas particulares o específicas del negocio.

Otro hecho histórico importante para el desarrollo conceptual de la auditoría administrativa fue la decisión de los directivos de la Northwestern Mutual Life Insurance en 1947, una empresa del ramo asegurador estadounidense. Para ese entonces, la baja credibilidad de los clientes en las aseguradoras, los llevó a pedir a sus asegurados que constituyesen una comisión de cinco personas que revisaran el desempeño de los altos ejecutivos y constatasen su apego a la ética de los negocios. No sólo fue una estrategia para diferenciarse de sus competidores sino que dio origen a lo que hoy se denomina auditoria de funcionamiento.

En una segunda etapa histórica, aparece el autor Howard Bowen quien en 1953 propuso que las ocho áreas funcionales más importantes que debían revisarse en una empresa eran: precios, salarios, investigación y desarrollo, publicidad, relaciones públicas, relaciones humanas, relaciones con la comunidad y estabilidad del empleo. Se observa a las claras que para la fecha, pocos años después de finalizar la Segunda Guerra Mundial, el afán de la gerencia empresarial era el de expandir sus negocios puertas afuera y congraciarse con la gente, con los clientes y con la comunidad; ya la revisión administrativa no debía hacerse sólo hacia lo interno sino hacia el entorno.

En 1962, el American Institute of Management (Instituto Americano de Gerencia) estaba presidido por Jackson Martindell, un entusiasta propulsor de los estudios de revisión administrativa. Sus aportes a este campo son de verdadero interés y trascendencia. Por otra parte, diseñó un cuestionario de 301 preguntas que abarcaba 10 áreas organizacionales que debían revisarse: funciones económicas, estructura de la empresa, porcentaje de ganancias, honestidad hacia los accionistas, investigación y desarrollo, directores, capacidad ejecutiva, políticas fiscales, eficiencia de la producción y empuje de las ventas. Propuso además, un esquema valorativo de 10 mil puntos sobre la calidad de la gerencia.

El trabajo de Martindell, resumiéndolo, consistió en aplicar por primera vez el cuestionario como instrumento de investigación en esta disciplina administrativa; elevó el número de áreas de examen haciéndolas más amplias y, por último, dio un primer paso para el establecimiento de modelos cuantitativos de apreciación del desempeño administrativo. Hoy en día, al antiguo instituto se le llama American Management Association - AMA.

Para 1967, el Prof. William Greenwood, de la Escuela de Administración de la Southern Illinois University, reemplea el cuestionario como instrumento de investigación y diseña uno de aplicación general con 373 ítems.

El ciclo lo cierra William Leonard, quien en 1970 publica su obra Auditoria administrativa en donde recopila los dispersos conceptos de otros autores, los organiza y analiza, bautizando esta nueva disciplina de ese modo y creando sus bases filosóficas y conceptuales.
La definición que Leonard hace de la auditoría administrativa se presentó en el capítulo II. Este mismo autor propone que el objetivo primordial de la auditoría administrativa es descubrir las deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa examinadas y encontrar sus probables remedios. En el manejo de cualquier organización, existe una búsqueda constante para mejorar los métodos y el desempeño, disminuir los costos y mejorar la eficiencia.

La auditoría administrativa puede realizarse de una función específica, un departamento ó área de la organización ó de un grupo de ellos, de una división o de la empresa completa.

En éste método se propone que antes de implantar un programa general de Auditoria administrativa, es indispensable contar con la aprobación y apoyo de la dirección. Otros aspectos fundamentales que deben considerarse al organizar un programa de Auditoria es la formulación de una política que señale objetivos e indique un plan para su consecución. En este plan se debe incluir: la selección del personal adecuado, la implantación de un programa de capacitación que mejore la eficacia de la mano de obra y una base de control de tiempo y costo.

La lectura de este texto es obligante para todo el que desee ejercer como auditor administrativo.
Instituto americano de la administración

El esquema general de la Auditoria varía para los distintos tipos de organizaciones, de acuerdo a éste método. En cada tipo de organización se evalúan 10 puntos:

Para una organización con fines de lucro, el programa a llevar a cabo sería el siguiente:

Función económica: Es difícil precisar la importancia relativa de la actividad económica, quizás la mejor medida sería preguntarse: ¿qué perderían los individuos y grupos en caso de que la empresa desapareciera?
Estructura formal: La administración adecuada se caracteriza porque existe claridad en la autoridad y responsabilidad de cada uno de sus miembros, siempre equilibradas para lograr eficiencia. Para la toma de decisiones, los ejecutivos deben efectuar las comunicaciones necesarias y prevenir las consecuencias de sus instrucciones. Las técnicas y manuales de la organización se usan como instrumentos, pero no son los únicos factores, también se debe tomar en cuenta la organización como un todo.
Utilidades: La administración correcta genera buenas utilidades. Para conocerlas, se utilizan tendencias de tipo estadístico. Las utilidades no deben permanecer estáticas a lo largo del tiempo, porque significaría un retroceso debido a la pérdida del poder adquisitivo de la moneda. Los resultados en utilidades deben compararse con los obtenidos por la competencia, con la capacidad del mercado y las perspectivas del

negocio.

Atención a los accionistas: Los representantes de los accionistas deben mantener un equilibrio entre las necesidades que demanda el negocio y las peticiones de los accionistas, las cuales generalmente incluyen:

1) evitar riesgos innecesarios de capital,

2) aumentar el capital contable por medio de reinversión de utilidades, 3) obtener dividendos razonables y 4) mantener informado a los accionistas de los 3 puntos anteriores.
Investigación y Desarrollo: Esta área proporciona nuevas soluciones a los problemas y propone la orientación para el futuro de la empresa.
Consejo de administración: Este grupo de personas que generalmente son ejecutivos y gente distinguida que no trabaja en la empresa, analiza los propósitos de la compañía y garantiza la continuidad de las operaciones.
Políticas financieras: Para poder obtener utilidades atractivas, es indispensable el manejo adecuado del dinero, y generalmente constituye uno de los problemas más importantes de las empresas. Se deben establecer políticas financieras a largo plazo, adoptar métodos de depreciación, vigilar estrictamente el presupuesto y evitar el abuso del crédito.
Eficiencia en la producción: La calidad y precio de los productos y servicios que ofrece la empresa es fundamental para lograr la lealtad de los consumidores. Por lo tanto, es necesario conocer los mejores métodos para incrementar constantemente la eficiencia y tomar en cuenta los problemas laborales y sueldos de los recursos humanos dentro del área de producción.

Distribución: Esta área representa el motor de las actividades de la empresa y requiere coordinación perfecta con el resto de las áreas de la organización. Se debe evaluar la selección y capacitación de vendedores, las operaciones de apoyo a ventas y políticas de precios.
Evaluación de los ejecutivos: El desempeño general de la empresa depende de las decisiones de su grupo de ejecutivos, en los cuáles interesa conocer principalmente: su habilidad, su integridad y su dinamismo.
DEFINICIONES

Distintos autores y estudiosos de la Auditoria han realizado su propia definición de Auditoria Administrativa. Veamos algunas de éstas:

Norbeck: “La Auditoria administrativa es una técnica de control relativamente nueva que proporciona a la gerencia un método para evaluar la efectividad de los procedimientos operativos y los controles internos”.

William P. Leonard: “La Auditoria administrativa puede definirse como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales”.

Instituto Americano de la Administración: “Cualquier empresa, de cualquier índole, tiene áreas generales sujetas a investigación que permiten obtener una evaluación de la administración”.

Análisis de la Excelencia de la Revista Fortune: “Apreciación de los ocho atributos principales que permiten valorar la reputación de una empresa”.

Auditoria del Control de la Calidad Total: “Seguimiento del proceso de control de la calidad; con un diagnóstico que busca las fallas en la calidad y su corrección.”.

Análisis Factorial del Banco de México: “Una investigación concisa de investigación industrial la enunciaría como un análisis de potencialidad de la productividad.

José Antonio Fernández Arena: “La Auditoria administrativa es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales; con base en los niveles jerárquicos de la empresa; en cuanto a su estructura y la participación individual de los integrantes de la institución”.

E. Hefferon: “ Es el arte de evaluar independientemente las políticas, planes, procedimientos, controles y prácticas de una entidad, con el objeto de localizar los campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras”.

Chapman y Alonso: “Es una función técnica, realizada por un experto en la materia, que consiste en la aplicación de diversos procedimientos, encaminados a permitirle emitir un juicio técnico”.

ESCALAS DE EVALUACIÓN

En la Auditoria contable, que es eminentemente cuantitativa, al presentarse un dictamen de tipo cualitativo, se sabe que está respaldado con cifras. En cambio, en la Auditoria administrativa se trabaja con un mayor número de elementos cualitativos y se pretende dar una evaluación cuantitativa, es decir, dar una calificación final de tipo numérico, ya que es la única manera de unificar criterios de manera universal a cualquier tipo de evaluación.

Actualmente las calificaciones son un tanto empíricas, pero conforme vaya avanzando y mejorándose esta disciplina se podrán establecer evaluaciones cada vez más objetivas para tener un sistema de evaluación con mayor aceptación.

A continuación se incluyen algunos ejemplos de escalas de evaluación:

IV.1 INSTITUTO AMERICANO DE ADMINISTRACIÓN

Esta organización utiliza una escala que va de 7500 a 10000 puntos, repartidos en 10 áreas distintas, y el total valora a la empresa. La calidad de la administración está determinada de acuerdo con una calificación numérica sobre una base estándar de las 10 categorías o factores en que se han agrupado los aspectos más importantes de administración.


Tabla 1. Escala para una organización de tipo religioso













MÉTODO DEL ANÁLISIS DE EXCELENCIA DE LA REVISTA  FORTUNE”

   METODOLOGÍA

 

   La revista Fortune especializada en la administración de empresas y el desarrollo econòmico, empezò en la dècada de los ochenta una investigación detallada entre 8000 ejecutivos de niveles màximos en las empresas, miembros de los consejos de admón. y analistas financieros.

 

   TRATAMIENTO DE LAS CATEGORÍAS SUJETAS A CALIFICACIÓN

 

     Innovación

     Manejo del talento

     Calidad de la administración

     Valor contable

     Respeto comunitario

     Calidad de productos o servicio

     Solidez financiera

     Utilización de los recursos

 

INNOVACIÓN

   Las empresas para sobrevivir deben tener un proceso continuo de cambio, en la actualizaciòn de sus productos y servicios en el ofrecimiento de nuevas presentaciones que fortalezcas la presencia internacional.

 

MANEJO DE TALENTO

   Los recursos humanos son la parte esencial en las empresas.  La preparación bàsica y el desarrollo constante hacen posible contar con un grupo de profesionales en los diferentes niveles jeràrquicos.

   Las mejores empresas buscan una superaciòn en sus colaboradores, contratando a los que cuentan con credenciales de instituciones prestigiadas.  Tambien existe un esfuerzo permanente para atraer cientìficos o ejecutivos de otras instituciones.  La atracción se multiplica en funciòn del prestigio que se logre y del hecho de formar parte de un equipo ganador.

 

CALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN

   El factor determinante para proyectar a una empresa en el mediano y largo plazo.

   Un equipo de dirigentes bien preparados, motivados y con claridad en el cumplimiento de los objetivos institucionales, puede proyectar una empresa a los principales puestos en su rama de actividades.

 

VALOR CONTABLE HISTÒRICO 

   Los inversionistas desean que el valor de sus acciones tenga un crecimiento constante, tanto por el rendimiento anual, como por la adecuada reinversiòn de las utilidades.

 

RESPONSABILIDAD COMUNITARIA Y ECOLÒGICA

   Las empresas deben responder a una creciente demanda por productos y servicios que contengan elementos de mayor seguridad para el consumidor.

   La economía global  hace màs difícil buscar lugares en donde se instalen empresas productoras de mùltiples desperdicios industriales de muy difícil eliminación, ya que no hay  paìses que acepten ser basureros contaminantes.

CALIDAD DE LOS PRODUCTOS Y LOS SERVICIOS

   La bùsqueda de los mercados mundiales obliga a una calidad sin fronteras que satisfaga al màs exigente de los consumidores o usuarios.  Existe un afàn de responder a las necesidades y acercarse lo màs posible a una realidad, que no debe estar alterada por productos o servicios artificiales.

SOLIDEZ FINANCIERA

   Los recursos materiales son una palanca vital para proyectar a la empresa en una economía dinàmica que requiere reinversiones constantes de utilidades.

   Las empresas màs sòlidas han sido las que saben mantener un control presupuestal efectivo y proyectan su crecimiento estratègico con cuidado excesivo.

 

UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS

   Los recursos siempre son limitados en las empresas de gran crecimiento, sea por la dinàmica de los mercados o por la agresividad de la admón. de una institución en particular.



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